Bagaimana untuk mempengerusikan mesyuarat

Kandungan

• peringkat
• Bahagian 1 Bersiap sedia untuk mesyuarat
• Bahagian 2 Memimpin mesyuarat
• Bahagian 3 Melaksanakan mesyuarat dengan berkesan

Di dunia perniagaan, beberapa fleksibiliti diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu. Sebagai contoh, keputusan penting biasanya dibuat oleh pasukan dan penyempurnaan kerja penting memerlukan campur tangan beberapa pakar. Mesyuarat yang berstruktur dan teratur membolehkannya berkolaborasi dengan sangat rapat, tetapi pertemuan mungkin tidak cekap dan tidak berkesudahan, jika tidak mempunyai tujuan tertentu atau jika tidak meneruskan pesanan tertentu. Penjadualan, penyediaan, dan menjalankan mesyuarat yang akan dipengerusikan dapat membantu anda mengelakkan membuang masa dan membuat pertemuan anda berjaya.

peringkat

Bahagian 1 Bersiap sedia untuk mesyuarat

1. 
   

   
   Beri pertemuan dengan peserta mengenai mesyuarat yang telah anda janjikan. Setelah mengetahui bahawa anda akan mempengerusikan mesyuarat kerja, mula-mula berfikir tentang berbicara kepada peserta, terutama yang berada di posisi tinggi atau orang penting. Tanya kepada mereka jika mereka mahu meletakkan beberapa item dalam agenda. Tulis jawapan mereka dan pertimbangkan mereka semasa menetapkan agenda.
   • Idea yang baik untuk bertanya kepada peserta jika mereka tidak mempunyai mata khusus yang ingin dibincangkan semasa mesyuarat, kerana ini bukan hanya memudahkan anda untuk mengembangkan agenda anda, tetapi juga kerana anda meletakkan peserta untuk bekerja dengan baik sebelum permulaan pertemuan. mesyuarat. Orang ramai lebih bersedia untuk mengambil bahagian, jika mereka tahu bahawa perkara yang menarik minat mereka akan dibincangkan semasa mesyuarat.

2. 
   

   
   
   
   Membangun dan mengagihkan agenda. Agenda ini akan sangat berguna, bukan hanya kepada pengerusi mesyuarat, tetapi juga kepada peserta, kerana ia mengandungi maklumat penting seperti tarikh, tempat pertemuan dan senarai peserta. Di samping itu, agenda membolehkan semua orang menyediakan, kerana ia menyatakan perkara-perkara yang akan dibincangkan semasa mesyuarat. Hantar pesanan hari secepat mungkin. Semakin penting pertemuan itu, semakin cepat anda perlu menyiarkannya.
   • Agenda anda mesti menyebutkan masa perbincangan yang akan diperuntukkan kepada setiap titik yang terkandung di dalamnya. Dengan menetapkan jadual terlebih dahulu, anda boleh memantau kemajuan mesyuarat anda. Masa perbincangan sesetengah mata mungkin mengambil masa lebih lama atau lebih pendek dari yang dijangkakan, walau bagaimanapun jadwal membolehkan anda untuk lebih mengikuti perbincangan mengenai perkara ini dan menyesuaikan masa anda dengan sewajarnya.

3. 
   

   
   
   
   Lakukan carian mengenai subjek mesyuarat dan mesyuarat terdahulu. Sesetengah peserta mungkin tidak tahu perkara yang akan dibincangkan, yang lain mungkin tidak menghadiri mesyuarat terdahulu, sementara sesetengah orang mungkin terlupa. Tahu bahawa anda akan dapat bertindak sebagai kerusi jika anda mengetahui isi kandungan mesyuarat sebelumnya. Cuba bercakap dengan orang-orang yang telah menghadiri mesyuarat ini untuk menjelaskan isu-isu tertunggak yang anda perlukan untuk menjemput mesyuarat tersebut. Untuk memudahkan penjadualan mesyuarat, pertimbangkan untuk meminta pelapor memberi anda minit mesyuarat sebelumnya.
   • Laporan ini boleh menjadi amat berguna. Mereka meringkaskan perdebatan dan keputusan mesyuarat sebelumnya dan membolehkan anda mengatur semuanya dengan cepat. Anda juga akan dapat menyiarkan laporan penting bersama dengan agenda.

4. 
   

   
   Pastikan tempat sudah bersedia terlebih dahulu. Pada hari mesyuarat, pastikan bilik itu bersih, rapi dan bersedia menerima peserta. Juga periksa bahawa perkakasan berfungsi dengan baik, seperti penonton slaid, peranti unjuran, dan sebagainya. Ketahuilah bahawa boondoggles teknikal boleh mengganggu pertemuan anda.
   • Jika anda melakukan persembahan dengan media digital, seperti PowerPoint, luangkan masa untuk membiasakan diri dengan kawalan jauh yang akan anda gunakan untuk menatal melalui slaid anda. Ini akan menjimatkan masa anda untuk menggerakkan perbahasan ke hadapan.

Bahagian 2 Memimpin mesyuarat

1. 
   

   
   Isytiharkan sesi terbuka. Pada pembukaan mesyuarat dan apabila semua peserta atau sekurang-kurangnya yang paling penting dari mereka dipasang, berusaha untuk mengekalkan perhatian semua penonton. Memperkenalkan diri dan mengumumkan tujuan mesyuarat. Kemudian bercakap tentang panjang mesyuarat dan masa yang anda merancang untuk menangguhkan. Anda boleh menyelesaikan sebelum atau selepas masa yang diiklankan, tetapi anda akan mempunyai sekurang-kurangnya satu penanda untuk memantau kemajuan mesyuarat. Jika peserta tidak saling mengenali, luangkan masa untuk memperkenalkan yang paling penting dari mereka.
   • Perlu diketahui bahawa sesetengah organisasi dan syarikat mempunyai prosedur yang ketat untuk membuka dan mengadakan mesyuarat. Sebagai contoh, Persatuan Pengusaha Negeri Amerika (AFSCME) menggunakan sistem yang dikenali sebagai Roberts Rules of Order (Roberts Rules of Procedure), yang memperuntukkan Presiden untuk membuka sesi dengan menyerang. tukul di atas meja. Di samping itu, peraturan ini sangat spesifik dari segi persembahan dan penerimaan resolusi.

2. 
   

   
   Merumuskan perkara-perkara penting yang telah dibincangkan pada mesyuarat sebelumnya. Dalam hal mesyuarat yang ditumpukan kepada projek-projek penting, cuba dapatkan perhatian penonton sebaik saja sesi dibuka, dengan cepat meringkaskan keputusan dan peristiwa penting yang telah menandakan mesyuarat terdahulu. Tidak semua peserta cenderung untuk mengetahui isu ini dan juga anda, jadi pertimbangkan untuk memberitahu semua orang untuk membuat pertemuan anda lebih mudah.
   • Daripada meringkaskan kandungan mesyuarat sebelumnya, anda boleh mengarahkan pelapor membaca minit ini untuk anda.
   • Anda juga boleh mempertimbangkan untuk membaca surat-menyurat utama yang telah anda terima sejak mesyuarat sebelumnya.
   • Ia juga mungkin untuk mengedarkan kepada peserta had salinan surat-menyurat dan laporan, kerana biasanya tidak perlu membaca dokumen-dokumen ini dengan kuat.

3. 
   

   
   Tanya beberapa peserta untuk melaporkan keadaan semasa. Kemudian berikan kepada para pakar peluang untuk memaklumkan kepada perhimpunan mengenai apa yang telah terjadi sejak pertemuan sebelumnya. Ini boleh jadi apa-apa, contohnya masalah yang perlu diselesaikan oleh syarikat atau organisasi anda, perubahan dalam kakitangan, perkembangan projek, atau perubahan dalam strategi. Peserta juga boleh meminta maklumat mengenai keputusan tindakan tertentu yang telah diambil akibat keputusan yang diambil pada mesyuarat sebelumnya.

4. 
   

   
   Berurusan dengan isu-isu tertunggak. Sebelum beralih kepada soalan baru, bincangkan masalah yang belum diselesaikan atau keputusan yang tidak dibuat semasa mesyuarat terdahulu. Tiada peserta yang ingin mengambil tanggungjawab untuk masalah lama. Oleh itu, cuba selesaikan isu-isu tertunggak semasa mesyuarat anda. Biasanya, kerja yang tidak diselesaikan pada mesyuarat terdahulu disenaraikan di bawah "isu-isu tertunggak" atau "soalan untuk pertimbangan masa depan".
   • Bergantung pada budaya syarikat dan peraturan kerja, pengambilan keputusan mungkin tertakluk kepada prosedur tertentu, contohnya perlu untuk mencapai kesepakatan mayoritas atau untuk menetapkan sekelompok orang dengan posisi hierarki yang tinggi, untuk mengambil semua keputusan.
   • Perhatikan bahawa beberapa soalan hanya sangat rumit untuk diselesaikan dalam masa antara mesyuarat. Anda tidak perlu memikirkan kemajuan projek jangka panjang yang masih berjalan. Walau bagaimanapun, anda "mesti" mencapai keputusan tentang projek yang memerlukan tindakan segera.

5. 
   

   
   Memproses perniagaan baru. Kemudian bercakap tentang baru isu, kebimbangan dan isu baru yang perlu dibincangkan semasa mesyuarat. Ini biasanya menunjukkan bahawa hasil daripada perkembangan sejak mesyuarat sebelumnya. Cuba untuk membuat keputusan akhir dan jelas yang dibuat sebagai item yang tidak ditangani semasa mesyuarat akan ditangguhkan untuk mesyuarat seterusnya.

6. 
   

   
   Meringkaskan kesimpulan mesyuarat. Apabila anda selesai dengan kes-kes semasa, lanjutkan untuk merumuskan kesimpulan yang dibuat oleh peserta. Perincian keputusan keputusan dan jika perlu, terangkan tindakan khusus yang setiap peserta harus menyelesaikan sebelum pertemuan berikutnya.
   • Langkah ini penting kerana ia adalah peluang terakhir anda untuk memastikan semua orang akan meninggalkan bilik dengan idea yang jelas mengenai kemajuan projek-projek yang berbeza dan mengetahui dengan tepat apa yang perlu mereka lakukan.

7. 
   

   
   Selesai dengan memperkenalkan subjek mesyuarat seterusnya. Akhir sekali, maklumkan semua orang mengenai topik mesyuarat seterusnya dan jika anda sudah pun memulakannya, tetapkan tempat dan tarikh. Ini akan mengekalkan kesinambungan tertentu antara projek atau keputusan dan memberi peserta idea tentang tarikh akhir untuk menganjurkannya untuk menjalankan kerja yang telah ditetapkan.
   • Tahu awak jangan Anda perlu menjadualkan mesyuarat lain jika anda telah menghabiskan agenda mesyuarat semasa. Walau bagaimanapun, adalah baik untuk berbuat demikian, jika terdapat mata yang cukup untuk menangani atau jika anda perlu menunggu untuk melihat bagaimana projek-projek tertentu akan berkembang.

Bahagian 3 Melaksanakan mesyuarat dengan berkesan

1. 
   

   
   Orient perdebatan tanpa mendominasi mereka. Salah satu peranan anda adalah untuk memajukan perbahasan dan memastikan mereka berhubung dengan objektif mesyuarat. Peranan anda tidak untuk menawarkan pendapat anda mengenai setiap soalan atau untuk menyesuaikan kemajuan perbahasan dengan jadual yang dirancang. Jadilah fleksibel. Benarkan peserta bebas mengungkapkan diri dan biarkan soalan-soalan baru muncul walaupun mereka bukan sebahagian daripada agenda. Anda mungkin merasakan bahawa anda perlu menutup atau mengubah beberapa soalan untuk menyimpan perbincangan dari tujuan mesyuarat, tetapi jangan fikir anda perlu mengawal segala-galanya. Lagipun, ia adalah satu usaha kolektif.
   • Tonton agenda sebagai mesyuarat berlangsung. Jika anda terlambat, pastikan anda mengelakkan beberapa soalan atau menangguhkan semakan. Jangan teragak-agak untuk melakukan ini apabila isu yang dibincangkan adalah sangat penting.

2. 
   

   
   Galakkan semua yang hadir untuk menyertai perbahasan. Sebagai kerusi, anda mesti memastikan kecekapan dan ketelusan prosiding. Galakkan penyertaan hadirin yang ragu-ragu untuk bercakap, walaupun mereka berpengalaman dalam isu-isu yang dibincangkan. Anda tidak perlu mencabar atau bercakap dengan mereka secara langsung. Anda hanya dapat mengatakan sesuatu seperti, "Saya fikir kepakaran Mr. Martin akan sangat membantu kami". Ini adalah cara yang elegan untuk menggalakkan beberapa ahli terlibat secara aktif.

3. 
   

   
   Pastikan semua orang memahami kandungan prosiding. Ingatlah bahawa tidak semua peserta mempunyai pengetahuan dan pengalaman yang sama dalam pertemuan tersebut. Untuk membolehkan mereka mendapat manfaat daripada mesyuarat, pertimbangkan untuk memudahkan isu-isu rumit apabila timbul. Peserta kurang berpengalaman pasti akan menghargai usaha anda.

4. 
   

   
   Jangan tinggalkan soalan yang sukar atau memalukan. Jika isu-isu ini tidak dikawal dengan baik oleh presiden, mesyuarat itu mungkin menjadi kegagalan. Pastikan anda menangani semua isu penting yang timbul pada mesyuarat dan jangan biarkan para peserta cuba untuk membebaskan diri daripada tanggungjawab atau membuat permintaan maaf secara samar untuk soalan yang tidak terjawab. Cuba cari dan dapatkan jawapan kepada soalan yang tidak ada yang ingin mencari penyelesaian. Ini tidak semestinya sesuai dengan kehendak setiap peserta, namun ini adalah soalan yang perlu diselesaikan agar mesyuarat dapat memenuhi objektifnya.
   • Pastikan semua keputusan utama telah direkodkan. Mempunyai wartawan mesyuarat atau penulis laporan melakukan kerja ini. Sekiranya anda terpaksa memperkenalkan soalan-soalan rumit, cuba dapatkan jawapan yang baik untuk soalan-soalan ini.

5. 
   

   
   Tonton jadual anda. Ramai orang tidak suka mesyuarat kerana mereka fikir ia adalah satu pembaziran masa. Untuk mengelakkan pertemuan yang tidak berkesudahan, gunakan kuasa anda sebagai kerusi untuk memindahkan prosiding ke hadapan dengan pantas. Sekiranya mesyuarat itu mungkin bertahan lebih lama daripada yang diharapkan, jangan teragak-agak untuk menangguhkan pemeriksaan beberapa pertanyaan yang tidak sensitif. Bersedia untuk menyemak semula program anda di tempat kejadian, untuk mengelakkan membazirkan masa.