Bagaimana untuk menulis pelan pengurusan perubahan

Kandungan

• peringkat
• Kaedah 1 Tulis rancangan untuk menguruskan perubahan organisasi
• Kaedah 2 Mengesan perubahan kepada projek

Terdapat dua jenis pelan pengurusan perubahan. Satu menangani kesan perubahan kepada organisasi dan memudahkan peralihan. Yang kedua membantu menjejaki perubahan pada satu projek, mewujudkan rekod perubahan yang jelas terhadap produk atau skop projek. Rancangan ini adalah mengenai menyampaikan apa yang perlu dilakukan dengan jelas dan tepat.

peringkat

Kaedah 1 Tulis rancangan untuk menguruskan perubahan organisasi

1. 
   

   
   Tunjukkan sebab perubahan dibuat. Senaraikan faktor-faktor yang membawa kepada keputusan untuk membuat perubahan, seperti prestasi yang lemah, teknologi baru, atau perubahan dalam misi organisasi.
   • Satu pendekatan adalah untuk menggambarkan keadaan semasa perniagaan, dan keadaan masa depan rancangan ini bertujuan untuk mewujudkan.

2. 
   

   
   Tentukan sifat dan skop perubahan. Terangkan secara ringkas sifat yang diharapkan dari projek. Tentukan sama ada ini akan menjejaskan kedudukan, perubahan proses, perubahan dasar atau struktur organisasi. Senaraikan jabatan, kumpulan kerja, sistem, atau komponen lain yang mungkin tertakluk kepada pelarasan.

3. 
   

   
   
   
   Terangkan sokongan pihak berkepentingan. Senaraikan semua pihak berkepentingan yang terlibat dalam pelan tersebut, contohnya cawangan, ketua misi, penyokong, pengguna atau pekerja yang terjejas oleh perubahan tersebut. Bagi setiap bahagian ini, nyatakan sama ada pemegang kepentingan akan menyokong perubahan yang akan dibuat.
   • Ingat untuk membuat jadual yang dapat menjelaskan maklumat ini secara jelas dan ringkas. Bagi setiap pihak yang terlibat, menilai tahap keutamaan (tinggi, sederhana atau rendah) data berikut: kesedaran, tahap sokongan, pengaruh.
   • Jika boleh, lakukan wawancara secara satu-satu untuk menilai sokongan pihak berkepentingan.

4. 
   

   
   Sediakan satu pasukan. Pasukan ini akan bertanggungjawab untuk berkomunikasi dengan semua pihak berkepentingan, mendengar pelbagai kebimbangan dan memastikan bahawa operasi berlaku dalam keadaan terbaik. Pilih orang yang sangat berwibawa dalam perniagaan dan yang mempunyai kemahiran komunikasi yang baik.
   • Anda perlu menyewa penganjur dari pengurusan kanan. Tekankan bahawa ia akan menjadi kerja aktif untuk memupuk perubahan, bukan hanya untuk meluluskan rancangan itu.

5. 
   

   
   
   
   Membangunkan pendekatan dengan pengurusan. Menerima semua sokongan syarikat adalah penting untuk kejayaan operasi. Benarkan semua pengurus kanan memberi komen mengenai perubahan dan bekerjasama antara satu sama lain untuk memainkan peranan aktif dalam projek ini.

6. 
   

   
   Buat rancangan untuk setiap pelakon. Bagi setiap pemegang kepentingan, termasuk mereka yang menyokong projek, menilai risiko dan isu yang terlibat. Minta pasukan yang bertanggungjawab menangani masalah ini.

7. 
   

   
   Buat rancangan komunikasi. Komunikasi adalah elemen penting dalam proses ini. Berkomunikasi dengan kerap dengan semua pihak yang terlibat. Menguatkan alasan di balik perubahan yang akan dibuat dan manfaat yang akan mengalir dari mereka.
   • Pelakon harus menerima komunikasi satu hala, dua hala. Pertemuan muka adalah penting.
   • Komunikasi mesti datang dari penganjur pengurusan utama, penyelia langsung setiap pekerja, dan mana-mana jurucakap lain yang dipercayai oleh pelaku. Semua komunikasi mestilah lulus yang koheren.

8. 
   

   
   Perhatikan apa-apa rintangan. Selalu ada perlawanan untuk berubah. Ini berlaku di peringkat individu, dan oleh itu, anda mesti berkomunikasi secara peribadi dengan pihak berkepentingan untuk mengetahui punca rintangan ini. Beri perhatian kepada keluhan supaya pasukan pengurusan dapat membetulkannya. Kebimbangan ini selalunya termasuk perkara-perkara berikut.
   • Tidak ada motivasi, atau tidak ada perasaan segera.
   • Tiada pemahaman tentang keseluruhan keadaan atau sebab-sebab keperluan perubahan.
   • Kurangnya penyertaan dalam proses itu.
   • Ketidakpastian tentang kestabilan pekerjaan, peranan masa depan, atau keperluan dan kemahiran yang diperlukan untuk kedudukan masa depan.
   • Kegagalan pengurusan untuk memenuhi jangkaan mengenai pelaksanaan perubahan atau komunikasi.

9. 
   

   
   Ambil halangan. Anda mesti bertindak balas terhadap tuntutan dengan memperkuat komunikasi, atau dengan mengubah strategi. Tuntutan lain mungkin memerlukan pendekatan pelengkap, yang boleh anda sertakan di dalam pelan atau outsource anda kepada pasukan pengurusan. Periksa pilihan mana yang terbaik untuk organisasi anda.
   • Untuk apa-apa perubahan dalam kedudukan atau proses, membuat latihan pekerja sebagai keutamaan.
   • Sekiranya anda merancang tempoh peralihan dengan lancar, jadwal mesyuarat atau menambah manfaat pekerja.
   • Sekiranya pihak berkepentingan tidak bermotivasi, menawarkan mereka insentif.
   • Sekiranya mereka terasa terputus dari projek, sediakan mesyuarat untuk mengumpulkan maklum balas dan semak sebarang perubahan pada rancangan.

Kaedah 2 Mengesan perubahan kepada projek

1. 
   

   
   Tentukan peranan. Senaraikan peranan yang akan diberikan kepada setiap projek ini. Huraikan tanggungjawab dan kemahiran yang diperlukan untuk setiap peranan. Sekurang-kurangnya, mewakilkan Chef de Mission untuk melaksanakan perubahan setiap hari serta promoter untuk mengesan semua kemajuan dan membuat keputusan penting.
   • Untuk projek besar di sebuah syarikat besar, anda mungkin perlu membahagikan peranan antara beberapa orang dengan pengetahuan khusus.

2. 
   

   
   Sediakan komisi kawalan. Projek-projek IT biasanya termasuk komisyen kawalan perubahan yang terdiri daripada wakil-wakil dari setiap kumpulan pemegang kepentingan. Suruhanjaya ini akan bertanggungjawab untuk meluluskan permintaan, bukan ketua misi, dan menyampaikan keputusan kepada pihak yang berkepentingan. Pendekatan ini sangat sesuai untuk projek dengan beberapa pihak berkepentingan dan mungkin memerlukan penilaian semula objektif teras yang kerap.

3. 
   

   
   Buat proses untuk memohon permintaan. Apabila ahli pasukan mengenal pasti kemajuan, bagaimanakah anda bergerak dari idea itu menjadi realiti? Terangkan proses ini di sini, seperti yang dipersetujui oleh pasukan. Inilah yang kelihatan seperti itu.
   • Ahli pasukan mesti melengkapkan borang permohonan dan menghantarnya kepada Pihak Berkuasa Projek.
   • HOM harus memasukkan maklumat dari borang dalam log permintaan dan mengemas kini log ini apabila permintaan dianggap atau ditolak.
   • Pengurus meminta ahli pasukan untuk menulis rancangan yang lebih spesifik dan menganggarkan usaha yang diperlukan.
   • Ketua misi menghantar rancangan tersebut kepada promotor untuk kemungkinan penggunaannya.
   • Perubahan telah dibuat. Pihak berkepentingan sering dimaklumkan mengenai kemajuan.

4. 
   

   
   Buat borang permohonan. Data berikut mesti dimasukkan dalam borang dan mesti dimasukkan dalam log perubahan.
   • Tarikh permintaan perubahan.
   • Bilangan permintaan yang diberikan oleh pengurus projek.
   • Tajuk dan perihalan.
   • Nama, e-mel dan nombor telefon orang yang melengkapkan borang.
   • Keutamaan diberikan kepada setiap permintaan (tinggi, sederhana atau rendah). Untuk perubahan segera, anda mungkin memerlukan tarikh akhir yang spesifik.
   • Nombor produk dan versi (untuk projek IT)

5. 
   

   
   Tambah maklumat tambahan. Log perubahan juga harus dapat menindaklanjuti keputusan yang dibuat dan memantau pelaksanaannya dengan teliti. Sebagai tambahan kepada maklumat dari borang permohonan, anda perlu menyediakan ruang untuk:
   • kelulusan atau penolakan permohonan,
   • tandatangan orang yang akan meluluskan atau menolak permohonan itu,
   • jangka masa untuk melaksanakan perubahan,
   • tarikh di mana perubahan akan berakhir.

6. 
   

   
   Mengikuti keputusan penting Sebagai tambahan kepada log perubahan, projek itu boleh mendapat manfaat daripada rekod keputusan penting. Kenyataan ini boleh memudahkan anda dalam jangka masa panjang, atau membantu untuk menjejaki projek yang mempunyai beberapa perubahan dalam pengurusan. Fail ini juga boleh berfungsi sebagai panduan komunikasi untuk klien atau badan pentadbir. Untuk setiap perubahan yang dilakukan mengikut masa, skop atau kehendak projek, tahap keutamaan atau strategi yang akan diguna pakai, termasuk maklumat berikut.
   • Pemula projek.
   • Tarikh keputusan dibuat.
   • Ringkasan sebab-sebab di sebalik keputusan dan pendekatan yang digunakan untuk menjangkau mereka. Sila sertakan sebarang dokumen yang relevan dalam proses tersebut.