Bagaimana untuk menulis surat pengesahan pekerjaan

Kandungan

• peringkat
• Bahagian 1 Bersedia untuk menulis surat
• Bahagian 2 Menulis surat pengesahan pekerjaan

Pengesahan surat penggajian adalah dokumen rasmi yang sering dihantar oleh majikan ke institusi lain untuk mengesahkan sejarah pekerjaan pekerja. Secara umum, korespondensi ini diperlukan apabila seseorang memohon pinjaman, cuba menyewa harta atau memohon kedudukan baru. Surat tersebut juga diperlukan untuk mengesahkan sejarah kerja. Apabila menulis pengesahan surat penggajian, anda mesti hadir sendiri, memberikan maklumat yang tepat tentang tugas pekerja dan mengesahkan pekerjaan. Ingat untuk menggunakan surat rasmi, pastikan anda memberikan maklumat hubungan anda dan menandatangani surat tersebut. Kami menjemput anda untuk terus membaca untuk membiasakan diri dengan cara menulis surat pengesahan yang lengkap dan tepat.

peringkat

Bahagian 1 Bersedia untuk menulis surat

1. 
   

   
   Tentukan mengapa anda ingin menulis surat pengesahan pekerjaan. Kandungan dan gaya anda mungkin berbeza-beza bergantung pada penerima huruf itu. Sekiranya ia merupakan institusi kewangan, lebih baik mengamalkan gaya formal. Anda mungkin perlu memasukkan maklumat kewangan, seperti gaji, komisen, peningkatan, dan bonus. Sebaliknya, jika surat menyangkut pekerja memohon pekerjaan baru, anda boleh menulisnya dalam gaya yang mesra dan menghilangkan maklumat kewangan.
   • Dengan memahami maksud dan skop surat tersebut, anda akan dapat menulis dokumen yang memenuhi keperluan penerima.

2. 
   

   
   Kenal pasti orang yang terbaik untuk menulis surat itu. Secara umumnya, surat ini ditulis oleh majikan bagi pihak pekerja. Dalam kes ini, pekerja yang meminta anda, atas keupayaan anda sebagai majikan, mengeluarkan kepadanya suatu perakuan kerja untuk tujuan tertentu. Sebaliknya, juga mungkin bagi seorang pekerja untuk menggambarkan huruf itu sendiri. Dalam keadaan ini, pekerja menulis surat itu dan kemudian meminta majikan menandatanganinya. Yang boleh mengubahnya jika perlu. Tetapi secara umumnya, terserah kepada majikan untuk menulis surat bagi pihak pekerja dan bukan sebaliknya.
   • Jika anda menulis surat itu kepada salah seorang pekerja anda, anda boleh menyesuaikannya dengan standard anda dan mengawal kandungan. Di samping itu, surat itu akan mempunyai lebih banyak berat kerana anda adalah pengarang, sebagai majikan. Walau bagaimanapun, sudah tiba masanya untuk menyelesaikan tugas ini. Sebagai majikan, anda mungkin akan mempunyai jadual yang sibuk. Sebaliknya, menulis huruf ini mungkin membosankan. Walau bagaimanapun, ia mesti diiktiraf bahawa umumnya pengesahan surat pekerjaan adalah pendek. Akibatnya, penulisan tidak akan mengambil banyak masa, terutamanya jika anda telah menulis surat tersebut sebelum ini.
   • Jika anda menulis surat anda sendiri sebagai pekerja, anda akan lebih mudah memilih maklumat untuk didedahkan kepada penerima. Di samping itu, anda tidak perlu memberitahu majikan anda tentang idea anda tentang isu ini. Lebih-lebih lagi, menulis surat anda sendiri boleh membebaskannya dari apa-apa tekanan berhubung dengan tarikh akhir untuk menyediakan surat itu. Dengan kata lain, bos anda akan gembira kerana dia tidak akan menulis surat untuk anda. Walau bagaimanapun, dia masih perlu menandatanganinya dan dia mungkin enggan berbuat demikian, memandangkan apa yang telah anda tulis. Jika ini berlaku, anda mungkin perlu menulis semula surat dan membuang masa atau dapatkan majikan untuk menulisnya untuk anda.

3. 
   

   
   
   
   Kumpulkan maklumat yang diperlukan. Apabila anda mengetahui penerima, anda perlu mengumpulkan unsur-unsur yang diperlukan untuk menulis surat itu secara keseluruhannya.
   • Jika anda adalah majikan, pertimbangkan untuk mewawancarai pekerja untuk menentukan kandungan surat tersebut. Khususnya, anda perlu menentukan maklumat penerima, tujuan surat, mata yang akan dimasukkan dan tarikh pengiriman.
   • Jika anda adalah pekerja dan anda perlu menulis surat itu sendiri, anda akan mempunyai semua maklumat yang diperlukan, walaupun anda perlu berbincang terlebih dahulu dengan majikan anda untuk mengetahui apa yang dia harapkan dari surat ini. Ini akan membantu anda menulis surat yang memenuhi kehendak majikan anda dan tidak akan menimbulkan masalah semasa menandatangani.

Bahagian 2 Menulis surat pengesahan pekerjaan

1. 
   

   
   
   
   Gunakan kepala surat daripada syarikat. Untuk menggambarkan surat anda, sentiasa membawa kertas yang mengandungi ketua rasmi syarikat itu. Jika anda adalah majikan, cuba gunakan peraturan ini secara automatik. Jika anda seorang pekerja, anda mesti meminta bos anda untuk menggunakan kepala surat dari syarikat. Surat yang ditulis pada kertas tersebut akan lebih formal dan akan menggalakkan penerima untuk mempercayai kandungannya.
   • Jika anda tidak mempunyai surat, anda boleh membuatnya menggunakan komputer anda. Lute harus memasukkan nama syarikat, alamat, nombor telefon dan alamat e-mel. Ia juga harus mengandungi maklumat tentang pengarang surat itu, fungsinya dan tarikh surat itu ditulis.

2. 
   

   
   Jadilah khusus dengan memasukkan alamat penerima. Jika anda tahu namanya, hantar surat itu secara langsung. Jika tidak, tandakan alamat syarikat itu sambil menyebut tujuan surat itu.
   • Sebagai contoh, jika anda mengetahui alamat dan nama penerima, masukkannya di bawah kepala. Kemudian teruskan dengan borang panggilan keluar sebagai "mahal".
   • Sekiranya anda tidak mengetahui nama penerima, hantarkan surat kepada salah satu jabatan syarikat, yang menunjukkan objek pada baris. Sebagai contoh, jika anda memasuki institusi kewangan untuk mendapatkan pinjaman pekerja, anda boleh menghantar surat itu ke cawangan tempatan institusi itu. Anda boleh menunjukkan tujuan surat itu dengan frasa seperti "pengesahan surat penggajian untuk tujuan mendapatkan pinjaman".

3. 
   

   
   Perkenalkan diri anda. Peruntukkan ayat pertama surat anda untuk menjelaskan siapa anda dan apakah maksud surat itu. Anda mesti menunjukkan kedudukan anda, kekananan anda dalam syarikat dan panjang hubungan anda dengan pekerja. Walaupun anda adalah pekerja, anda akan menulis surat dari sudut pandangan majikan anda, kerana dia yang akan menandatanganinya.
   • Sebagai contoh, anda boleh menulis: "Nama saya Robert Martin dan saya adalah Pengarah Jualan dan Pemasaran di ABC. Saya telah bekerja untuk syarikat ini selama 12 tahun. Saya telah mengenali pekerja selama tujuh tahun dan saya telah menjadi pengurus talian terus selama tiga tahun.

4. 
   

   
   Sahkan pekerjaan pihak yang berminat. Dalam bahagian seterusnya, anda akan meringkaskan fungsi pekerja dalam syarikat. Anda akan menunjukkan khususnya tarikh pergeseran pekerja dalam pelbagai fungsi yang telah dipegangnya, tajuk semasa dalam syarikat itu, sama ada dia adalah sebahagian daripada kakitangan sementara atau kekal dan masih mengamalkan. Dalam perenggan ini, anda akan memasukkan maklumat kewangan pekerja, jika perlu.
   • Berikut adalah contoh dari apa yang anda boleh tulis. "Kami dengan ini mengesahkan bahawa pekerja tersebut telah berkhidmat dengan Syarikat ABC selama tujuh tahun, berkuatkuasa 7 September 2003. Beliau telah menjadi pembantu jualan tetap sejak 7 Januari 2011."
   • Berikut adalah contoh lain. "Kami dengan ini mengesahkan bahawa pekerja telah bekerja untuk Syarikat ABC selama tujuh tahun, dari 7 September 2003 hingga 7 Januari 2011. Pada masa itu, beliau memegang jawatan sebagai Penolong Pengurus Jualan secara sepenuh masa. dan dia menerima gaji tahunan sebanyak € 65,000. "

5. 
   

   
   Meringkaskan tugas-tugas pihak yang berminat. Dalam perenggan ini, anda akan menerangkan tugas pekerja dalam syarikat. Maklumat ini akan sangat membantu jika anda menulis surat mengenai seseorang yang memohon kerja lain. Walaupun surat pengesahan pekerjaan berbeza dari surat cadangan, selalu baik untuk memasukkan penghargaan yang menguntungkan kepada subjek. Ini akan meningkatkan reputasi anda sebagai majikan dan membantu pekerja anda mencari pekerjaan, harta atau pinjaman baru.
   • Berikut adalah contoh perenggan ini. "Di ABC Company, pekerja itu pada mulanya bertanggungjawab untuk penjualan radiator di Provence. Beliau memegang jawatan pengurusan dan bertanggungjawab untuk pasukan tujuh hingga sembilan orang. Tanggungjawabnya termasuk memastikan kepuasan pelanggan, memproses tuntutan mereka dan melaporkan suku tahunan ke ibu pejabat syarikat mengenai trend jualan di rantau mereka. "

6. 
   

   
   Jangan berkomunikasi maklumat sensitif atau tidak sah mengenai pekerja. Kebanyakan negara mempunyai undang-undang mengenai sifat maklumat syarikat boleh mendedahkan tentang pekerjanya kepada bakal majikan. Sesetengah peraturan membolehkan anda memberi maklumat tentang pekerja hanya dengan persetujuannya. Lain-lain yang menawarkan hampir tidak ada peluang untuk majikan untuk mendedahkan apa-apa tentang pekerja mereka, selagi mereka jujur ​​dan dengan niat baik. Sebelum mendedahkan maklumat sensitif, semak semula undang-undang negara anda dalam hal ini. Untuk mendapatkan lebih banyak sampel, layari laman web ini.
   • Sebagai contoh, di Alaska (AS), majikan boleh memberikan maklumat prestasi kerja. Dia tidak akan bertanggungjawab sehingga dia dengan sengaja atau dengan sengaja mendedahkan maklumat atau maklumat palsu atau mengelirukan yang melanggar hak-hak sivil pekerja.
   • Satu lagi contoh diberikan oleh negeri Connecticut, di mana majikan dibenarkan untuk mendedahkan apa-apa maklumat yang benar.

7. 
   

   
   Berikan maklumat anda kepada penerima. Perenggan terakhir surat anda harus mengandungi maklumat mengenai maklumat hubungan majikan. Anda perlu memasukkan maklumat ini untuk membolehkan penerima menghubungi anda sekiranya diperlukan. Pastikan anda menentukan bahawa penerima boleh melakukannya.
   • Inilah contohnya. "Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan atau ingin maklumat lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya di (555) 555-5555 atau untuk menulis ke alamat e-mel berikut: [email protected]. "

8. 
   

   
   Tandakan surat tersebut dan hantarkannya. Setelah surat anda selesai, anda mesti menutup dan menandatanganinya. Anda boleh memberi terus kepada pihak yang berminat atau menghantarnya kepada penerima.
   • Tentukan surat anda dengan ihsan, sebagai contoh, "Saya minta kamu memuja, Madam, salam saya."
   • Sentiasa menandatangani surat anda dengan tandatangan rasmi anda dan kedudukan anda dalam syarikat.
   • Pastikan anda membuat pemeriksaan yang betul dan pastikan setem rasmi dicap mengikut piawaian syarikat anda memohon untuk surat jenis ini.