Cara mengendalikan penghutang

Kandungan

• peringkat
• Bahagian 1 Mendefinisikan Amalan Kredit
• Bahagian 2 pelanggan Invois
• Bahagian 3 Mengikuti akaun belum terima
• Bahagian 4 Memohon Kaedah Perakaunan Penerimaan Akaun

Jika anda memiliki institusi kredit dan memberi kredit kepada pelanggan anda, penting untuk menentukan prosedur bagi penghutang perdagangan. Kredit Pelanggan adalah apabila anda membenarkan pelanggan anda menerima perkhidmatan atau segera mengambil alih produk sebagai ganti janji untuk membayar anda kemudian. Dalam erti kata lain, anda membenarkan beliau mengambil alih produk anda sebelum mereka membayar anda. Jika anda menerima kad kredit, syarikat penerbit menguruskan risiko. Sekiranya pelanggan perlu membayar melalui cek atau wang tunai, anda mesti menyemak pembayaran dan menguruskan risiko. Berurusan dengan penghutang perdagangan terdiri daripada penubuhan prosedur untuk kredit pemberian pinjaman, penjanaan invois, menyimpan penyata bayaran yang perlu dan diterima dan menjalankan fungsi perakaunan.

peringkat

Bahagian 1 Mendefinisikan Amalan Kredit

1. 
   

   
   Membangunkan prosedur permohonan kredit. Tentukan sama ada anda ingin memberi kredit kepada individu atau hanya kepada syarikat. Tanyakan semua pelanggan anda untuk melengkapkan permohonan untuk menilai kebolehpercayaan kredit mereka. Semak akaun semua pemohon kredit.
   • Individu mestilah memberikan nama, maklumat hubungan, maklumat pekerjaan dan nombor keselamatan sosial mereka.
   • Perniagaan mesti memberikan nama perniagaan mereka, maklumat hubungan untuk jabatan perakaunan mereka, sejarah kredit dari syarikat lain dan nama pengarah mereka.

2. 
   

   
   Mewujudkan syarat jualan umum. Membangunkan dokumen yang menjelaskan keperluan anda dan kewajipan klien. Juga tentukan tarikh pembayaran yang perlu dibayar. Sebagai contoh, anda boleh menunjukkan bahawa pembayaran mesti dilakukan dalam masa 30 hari dari pembelian. Tentukan jumlah faedah yang perlu dibayar untuk pembayaran lewat. Tunjukkan bahawa pelanggan perlu membayar yuran untuk cek cek atau pengumpulan hutang.
   • Pemohon kredit mestilah dapat menandatangani borang tersebut untuk mengesahkan bahawa mereka telah membaca dan memahami fasal-fasal tersebut.

3. 
   

   
   
   
   Hormati undang-undang mengenai kredit pengguna. Kredit pengguna adalah kontrak yang membolehkan pemberi pinjaman disediakan kepada peminjam (sama ada individu atau syarikat kewangan) sejumlah wang yang dapat dikembalikan untuk membiayai pembelian barangan dan perkhidmatan. Di Perancis, undang-undang Lagarde telah mengubah kredit pengguna untuk melindungi pengguna. Undang-undang ini juga mengenakan obligasi baru kepada pemberi pinjaman. Berikut adalah beberapa peruntukan yang diberikan oleh undang-undang ini.
   • Peminjam tidak sepatutnya mengiklankan bahawa kredit meningkatkan keadaan pelanggan.
   • Pemberi pinjaman adalah bebas untuk memilih insurans yang sesuai dengannya.
   • Institusi kredit diperlukan untuk memeriksa kepercayaan kredit peminjam dan memastikan peminjam tidak didaftarkan dalam file FICP.
   • Untuk mengetahui lebih lanjut tentang undang-undang yang mengawal kredit pengguna, lihat artikel ini.

Bahagian 2 pelanggan Invois

1. 
   

   
   
   
   Memahami apa rang undang-undang. Invois adalah dokumen yang pembeli menerima dari penjual pada masa jualan. Ia memperincikan produk dan perkhidmatan yang telah dijual, kosnya dan tarikh pembayaran yang diharapkan. Invois adalah berbeza daripada resit. Resit pembelian hanya dikeluarkan jika pelanggan membayar sepenuhnya pada masa pembelian. Jika dia membayar pada tarikh yang lebih lewat atau secara berperingkat, anda mesti mengeluarkan invoisnya.
   • Invois berbeza daripada kenyataan. Penyataan dihantar kepada pelanggan dengan satu atau lebih invois semasa dan menentukan jumlah amaun yang perlu dibayar. Peranan utamanya adalah untuk memudahkan proses pengebilan.

2. 
   

   
   Pilih kaedah pengebilan anda. Dua pilihan tersedia untuk anda: anda boleh mengeluarkan invois sendiri atau mengupah syarikat untuk melakukannya. Sekiranya anda baru bermula, lakukan sendiri. Anda akan dapat mendalami pengetahuan anda mengenai kewangan syarikat anda. Kemudian, anda boleh memberi tugas ini kepada orang lain.

3. 
   

   
   Sertakan semua maklumat yang berkaitan pada invois. Jelas menulis bil perkataan. Sertakan maklumat untuk mengenal pasti pelanggan dan produk atau perkhidmatan yang disediakan. Jangan lupa nyatakan nama anda, nama unit perniagaan anda dan alamat yang harus dihantar oleh pelanggan.
   • Berikan nombor unik kepada setiap invois.
   • Nyatakan dengan jelas tarikh.
   • Tunjukkan nama dan alamat klien, serta nama dan alamat syarikat anda.
   • Jelas menyatakan produk atau perkhidmatan yang dibeli, serta tarikh pembelian.
   • Nyatakan jumlah yang perlu dibayar dan tarikh tamat pembayaran.

4. 
   

   
   Pilih untuk mengeluarkan invois elektronik atau kertas. Anda boleh menghantar invois kertas melalui mel, invois elektronik melalui e-mel, atau kedua-duanya. Pelanggan harus menunjukkan bagaimana mereka ingin menerima bil. Invois elektronik adalah lebih mudah dan lebih murah daripada bil kertas. Walau bagaimanapun, sesetengah pelanggan tidak suka mendedahkan maklumat kewangan dalam talian. Di samping itu, jika pelanggan menukar alamat e-mel, anda mungkin menghadapi masalah untuk menghubunginya.

5. 
   

   
   Cuba melampirkan sampul balasan kepada rang undang-undang. Pelanggan akan dapat menghantar pembayaran dengan lebih mudah. Masukkan alamat anda terus pada sampul surat. Jika anda mahu, ambil sampul tingkap, cetak alamat anda pada invois dan tanya pelanggan untuk memastikan alamat anda muncul di tetingkap. Sekiranya pelanggan biasanya membayar secara dalam talian atau secara peribadi, membuat nota mengenainya. Jika pelanggan tidak mahu menerima sampul balasan, simpan perbelanjaan tersebut.
   • Untuk memudahkan proses pembayaran, sediakan sistem deposit secara langsung untuk memotong harga invois yang diterima secara automatik. Secara amnya, mudah untuk menubuhkan sistem sedemikian melalui bank anda.

Bahagian 3 Mengikuti akaun belum terima

1. 
   

   
   Memilih sistem pengurusan hutang. Anda boleh memilih sistem kemasukan data manual luar talian menggunakan Excel. Walau bagaimanapun, jika syarikat anda berkembang, anda boleh mengautomasikan proses pengurusan anda dengan perisian pengurusan hutang seperti QuickBooks. Anda juga boleh menggunakan alat pengurusan kewangan berasaskan Web seperti Mint atau FreshBooks.

2. 
   

   
   Gunakan sistem pelaporan kredit manual. Anda akan mempunyai peluang untuk menyediakan spreadsheet dalam Excel. Buat lajur untuk tarikh, nama pelanggan, jumlah yang perlu dibayar, nombor invois, dan tarikh pembayaran. Masukkan maklumat dalam carta untuk menghantar bil anda dan terima bayaran.
   • Anda perlu membuat template invois dan menggunakannya untuk mengeluarkan semua invois anda.
   • Simpan fail penerimaan dan folder invois yang dibayar.
   • Invois yang belum dibayar disimpan dalam fail penerimaan.
   • Sebaik sahaja invois dibayar, padamkannya terus dari fail-fail penerimaan dan letakkannya dalam folder invois yang dibayar.

3. 
   

   
   Track receivables menggunakan perisian. Jika anda menggunakan perisian perakaunan dengan pilihan penghutang, anda boleh menggunakannya dengan mudah menjejaki invois dan bayaran yang perlu dibayar. Anda boleh secara langsung menyunting maklumat pelanggan dan jualan dalam sistem. Ini akan membolehkan anda menjana invois kertas dan elektronik secara automatik. Sekiranya sistem menggunakan Internet, anda boleh menghantar invois terus kepada pelanggan melalui e-mel. Anda mempunyai pilihan untuk menjalankan laporan yang akan memberitahu anda yang mana invois masih cemerlang, jadi anda tidak perlu menyimpan fail kertas berasingan untuk invois berbayar dan belum dibayar.
   • Dengan perisian perakaunan, anda juga boleh mengklasifikasikan invois dalam susunan kronologi. Proses ini terdiri daripada memisahkan invois yang tidak dibayar dengan bilangan hari lewat pembayaran, yang membolehkan anda menggunakan dasar pengumpulan yang menetapkan langkah-langkah tertentu apabila pembayaran terlambat 30, 60 atau 90 hari.

4. 
   

   
   Isu penyata bulanan akaun kepada pelanggan. Penyata akaun adalah berbeza dari invois. Ia dikeluarkan sebulan sekali dan butir-butir semua amaun yang masih kekal pada invois lama. Penyata akaun juga menunjukkan pembayaran yang diterima. Akhirnya, dokumen ini menunjukkan sebarang baki dibawa ke hadapan yang masih belum dibayar. Dalam kes akaun yang tidak dibayar, sistem perlu disediakan untuk mengenal pasti, mengesan dan memulihkan akaun yang belum selesai.

Bahagian 4 Memohon Kaedah Perakaunan Penerimaan Akaun

1. 
   

   
   Gunakan perisian perakaunan untuk mengotomatisasi proses. Perisian perakaunan bukan sahaja membolehkan anda menghasilkan invois, tetapi juga secara automatik menyiapkan penyata kewangan bulanan anda. Kelebihan otomatik sedemikian adalah ia menjimatkan banyak masa dan membuat kerja anda lebih mudah, dan bukannya memasukkan maklumat yang sama secara manual sekali lagi. Manfaat lain dari sistem ini adalah anda mempunyai lebih sedikit kesilapan apabila anda menaip jumlah atau maklumat yang berbeza mengenai laporan yang berlainan.

2. 
   

   
   Buat penyataan penjualan perkhidmatan dengan kredit. Pertama, kreditkan akaun jualan dengan amaun yang kena dibayar untuk perkhidmatan tersebut. Kemudian, debitkan penghutang untuk jumlah yang sama. Apabila pelanggan membayar, debit akaun semasa amaun yang dibayar. Kemudian, kreditkan akaun pelanggan untuk jumlah yang sama.
   • Katakan anda menghantar bil $ 5,000 kepada pelanggan untuk penyediaan perkhidmatan.
   • Lulus kemasukan debit sebanyak € 5,000 pada penghutang. Dalam kunci kira-kira, penghutang yang muncul dalam peningkatan aset.
   • Luangkan tulisan kepada kredit sebanyak € 5,000 pada jualan. Peningkatan jualan dalam penyata kewangan.

3. 
   

   
   Membuat pernyataan penjualan barangan secara kredit. Pertama, masukkan entri jurnal dalam jurnal untuk merekodkan jualan dan penghutang yang berkaitan. Sama seperti yang anda lakukan untuk perkhidmatan ini, anda mesti kredit jualan dan penghutang perdagangan. Kemudian pertimbangkan untuk mengurangkan stok yang dijual kepada pelanggan sebagai kos dan simpannya.
   • Katakan anda membuat transaksi perniagaan $ 10,000 di mana anda menjual barang bernilai $ 7,000 kepada pelanggan.
   • Lulus kemasukan kredit sebanyak € 10,000 pada jualan dan kemasukan debit sebanyak € 10,000 pada penghutang.
   • Kemudian, tulis debit sebanyak € 7,000 kepada kos barang yang dijual. Ini adalah dalam bentuk perbelanjaan dalam penyata kewangan. Kemudian tulis kemasukan kredit sebanyak $ 7,000 ke akaun inventori. Kekurangan inventori menurun sebanyak € 7,000 dalam kunci kira-kira.

4. 
   

   
   Kirim hutang lapuk. Kaedah terbaik untuk mengenali hutang lapuk adalah untuk menganggarkan jumlah invois yang belum dibayar terkumpul setiap bulan dalam catatan jurnal. Dengan teknik ini, ada kemungkinan untuk mencatat perbelanjaan hutang lapuk pada bulan yang sama bahawa invois dikeluarkan.Ia selaras dengan prinsip perdamaian, di mana semua perbelanjaan mesti diiktiraf pada bulan yang sama dengan pendapatan yang dihasilkan.
   • Jika anda tidak mengumpul hutang lapuk dan hanya mengharapkan hutang lapuk apabila pelanggan tidak membayar, ini melanggar prinsip perdamaian.
   • Contohnya, jika anda menganggarkan bahawa invois sebanyak € 40,000 tidak akan dibayar dalam masa satu bulan, teruskan mendaftarkan perbelanjaan sebanyak € 40,000 pada akaun hutang lapuk. Ini muncul sebagai item perbelanjaan dalam penyata kewangan anda.
   • Di samping itu, masukkan catatan perakaunan kredit jumlah yang sama dalam akaun peruntukan bagi akaun ragu dalam kunci kira-kira.
   • Apabila anda mengenal pasti bil yang masih belum dibayar, anda hanya perlu mengeluarkan wang dari akaun hutang lapuk dan akaun kredit yang belum terima.

5. 
   

   
   Diskaun pos untuk pembayaran awal. Jika anda menawarkan diskaun untuk bayaran pendahuluan, pelanggan akan membayar kurang daripada jumlah keseluruhan pada invois. Kemudian simpan penyebaran ini sebagai pengurangan keuntungan dalam akaun diskaun jualan. Ini akan membolehkan anda menyemak percanggahan dalam penyata pendapatan.
   • Katakan anda menghantar bil $ 1,000 kepada pelanggan dan anda memberinya diskaun 10%, atau € 100, untuk membayar 10 hari lebih awal. Bagaimanapun, pelanggan ini hanya membayar 900 €.
   • Lulus kemasukan € 1,000 ke atas penghutang.
   • Debit 900 € pada jualan dan 100 € pada akaun jualan.

6. 
   

   
   Sediakan penyata sejarah penghutang perdagangan. Laporan sedemikian akan memberi anda butiran mengenai semua invois tertunggak. Ia berstruktur untuk menunjukkan bil berapa lama. Sebagai contoh, mungkin ada lajur untuk bil semasa, mereka yang lewat lewat 0 hingga 15 hari, 16 hingga 30 hari, 31 hingga 45 hari dan lebih daripada 45 hari. Anda boleh menggunakannya untuk menganggarkan hutang lapuk. Anda juga boleh menggunakan laporan ini untuk mengenal pasti invois yang memerlukan tindakan susulan.