Cara bercakap di telefon secara profesional

Kandungan

• peringkat
• Bahagian 1 Jawab telefon
• Bahagian 2 Pindahkan panggilan
• Bahagian 3 Menguruskan Panggilan Sulit

S, tapak untuk kucing, rangkaian sosial, semuanya mempunyai tempat mereka, tetapi telefon tetap cara komunikasi pilihan dalam dunia kerja. Berapa kali anda bercakap dengan seseorang di telefon dan melihat bagaimana mereka tidak profesional? Pastikan anda tidak mengatakan banyak perkara tentang diri anda sendiri. Belajar untuk bercakap di telefon secara profesional.

peringkat

Bahagian 1 Jawab telefon

1. 
   

   
   Mempunyai pensil dan kertas di bawah tangan anda. Menjejaki panggilan anda dengan mencantumkan nama orang yang dipanggil, serta masa dan alasan untuk panggilannya. Penyelesaian terbaik adalah untuk merekodkan maklumat ini pada buku nota karbon. Semua maklumat ini akan disimpan di tempat yang sama dan apabila panggilan itu bukan untuk anda, anda boleh dengan mudah memberikan salinan maklumat kepada penerima panggilan itu.

2. 
   

   
   Jawab telefon secepat mungkin. Tiada siapa yang suka menunggu. Dengan cepat mengambil telefon, anda menunjukkan kepada rakan anda, yang boleh menjadi pelanggan, bahawa perniagaan anda berkesan. Anda juga membuat pemanggil memahami bahawa panggilannya adalah penting.

3. 
   

   
   
   
   Memperkenalkan diri dan memperkenalkan perniagaan anda. Katakan sebagai contoh "terima kasih kerana memanggil lukisan Provence, Julie adalah peranti. Jika syarikat anda mempunyai peraturan yang ketat pada panggilan yang tidak diingini, minta orang lain memperkenalkan diri dan memberitahu anda siapa yang mereka panggil jika mereka tidak melakukannya sendiri.

4. 
   

   
   Tanya soalan yang betul. Kumpulkan seberapa banyak maklumat yang mungkin. Anda akan mengenal pasti panggilan yang tidak diingini dengan mudah. Berhati-hatilah untuk tidak memberi gambaran tentang melakukan soal siasat. Jangan menipu soalan anda seperti mesin, bercakap dengan tenang dan gunakan nada yang sederhana.
   • Caller: "Boleh saya bicara dengan William? "
   • Responden: "Adakah ia dari siapa, sila? "
   • Caller: "Tom. "
   • Responden: "Di mana anda memanggil? "
   • Caller: "Dari England. "
   • Responden: "Bolehkah saya mempunyai nama perniagaan anda? "
   • Caller: "Ini panggilan peribadi. "
   • Responden: "Adakah William menunggu panggilan anda? "
   • Perayu: "tidak. "
   • Responden: "Baiklah, saya akan cuba menyampaikannya kepada anda. "

5. 
   

   
   
   
   Anggapkan bahawa anda sedang mendengar. Sentiasa ingat bahawa seseorang dalam organisasi anda boleh mendengar perbualan. Syarikat yang merekodkan panggilan masuk biasanya memanggil pemanggil dengan panggilan pra-rakaman. Walaupun panggilan anda tidak direkodkan, membayangkan bahawa ia adalah pemberontak, anda akan lebih cenderung untuk menggunakan suara yang paling profesional anda. Dan jika panggilan didaftarkan oleh syarikat anda, anda mungkin berpeluang untuk mendengar suara anda dan mengerjakan apa yang anda mahu memperbaiki, jika perlu.

Bahagian 2 Pindahkan panggilan

1. 
   

   
   Beritahu pihak lain sebelum menahannya. Tanya kepadanya jika dia bersetuju untuk ditahan dan menunggu jawapannya. Banyak perniagaan cenderung untuk meninggalkan penelepon ditahan terlalu lama. Kebanyakan orang membenci ini dan cenderung untuk berfikir bahawa mereka telah menunggu dua kali selagi mereka sebenarnya. Dengan memindahkan panggilan secepat mungkin, anda akan berkemungkinan besar akan kembali kepada seorang wartawan yang marah apabila anda menyambung semula panggilannya!

2. 
   

   
   Pastikan penerima mahu mengambil panggilan. Apabila orang yang memanggil meminta untuk bercakap dengan orang tertentu, mengatakan bahawa anda akan pergi lihat jika ia tersedia sebelum menahannya. Kemudian semak bahawa penerima tersedia dan dia mahu bercakap dengan orang itu. Sekiranya ini tidak berlaku, ambil satu.

3. 
   

   
   Elakkan kesilapan tatabahasa. Pastikan anda tidak membuat sebarang kesilapan dalam perjanjian, tatabahasa atau konjugasi.

4. 
   

   
   Perhatikan suara anda. Ini adalah terima kasih kepada nada suaramu bahawa para pengintip anda akan memahami niat sebenar anda. Sama ada di telefon atau secara peribadi, nada anda akan mengatakan lebih daripada perkataan anda. Rahsia untuk bercakap secara profesional di telefon adalah senyuman dari dalam!
   • Di pusat panggilan, seorang pengurus telah meletakkan cermin di stesen masing-masing, sambil berkata, "Mereka mendengar apa yang anda lihat! "

5. 
   

   
   Gunakan nama pemanggil. Sebentar lagi, hubungi kenalan anda dengan nama. Ini akan menjadikan pertukaran anda lebih personal dan menunjukkan orang yang anda dengar: "Saya minta maaf Encik Dupont, tetapi Encik Giroud tidak boleh didapati pada masa ini. Bolehkah saya membantu anda untuk sesuatu atau mengambil satu? "

6. 
   

   
   Apabila anda memanggil, memperkenalkan diri anda terlebih dahulu. Katakanlah contohnya: "Di sini Marie de la Tour, saya ingin bercakap dengan Louis Meyer. Tetapi berhati-hatilah untuk tidak mengalahkan semak belukar dan jangan pergi ke detail yang tidak perlu.

7. 
   

   
   Hentikan percakapan secara profesional. Dengan keikhlasan dalam suara anda, katakan "terima kasih kerana memanggil." Mempunyai hari yang baik! "

Bahagian 3 Menguruskan Panggilan Sulit

1. 
   

   
   Belajarlah untuk mendengar secara aktif. Jangan berhujah dengan pelanggan atau potong dia. Walaupun orang itu salah atau anda tahu apa yang akan dikatakan di sebelahnya, biarkan dia mengatakan apa yang dia ada di hatinya. Dengan secara aktif mendengar rakan anda, anda akan menjalin hubungan dengan mereka dan menghalang nada daripada naik.

2. 
   

   
   Kurangkan suara anda dan bercakap dengan nada yang lebih baik. Jika pelanggan mula menaikkan suara mereka, bercakap dengan lebih perlahan, teruskan nada yang tenang. Ini akan membolehkan anda menenangkan rakan anda. Dengan tidak terjejas oleh nada pelanggan, anda akan memberi dia peluang untuk pulih dan tenang.

3. 
   

   
   Tunjukkan empati. Ini akan membolehkan anda membuat pautan dengan rakan anda. Jadikan dia memahami bahawa anda memahami kekecewaannya atau tuntutannya. Itu mungkin cukup untuk menenangkannya. Ini sedikit setara dengan lisan yang menggoncang kepalamu, dan ia membantu pelanggan berasa rasa difahami.

4. 
   

   
   Elakkan kecewa. Sekiranya pelanggan tidak sopan, tarik nafas panjang dan teruskan perbualan seolah-olah tiada apa-apa berlaku. Kerana, tidak terlalu kasar yang anda akan mengatur perkara, dan keadaan mungkin menjadi berbahaya. Senang mengingatkan klien bahawa anda cuba membantu mereka dan bahawa anda akan melakukan segala yang anda boleh lakukan untuk membuat perkara yang betul. Selalunya, kata mudah ini cukup untuk menenangkan ketegangan.

5. 
   

   
   Elakkan mengambil kenyataan menghina terlalu banyak. Tumpukan pada masalah dan jangan terlalu kritikan pelanggan. Ingat bahawa pelanggan tidak mengenali anda dan hanya kecewa dan marah kepada anda sebagai wakil syarikat. Bawa perbualan dengan tenang kembali kepada subjek panggilan dan penyelesaian yang anda cadangkan dan abaikan komen yang menghina.

6. 
   

   
   Jangan lupa bahawa anda berinteraksi dengan manusia. Kita semua mempunyai hari yang buruk, dan mungkin penyokongmu telah bertengkar dengan isterinya, didenda atau beruntung sepanjang minggu! Kita semua telah berada dalam situasi seperti ini. Cuba mencerahkan hari anda dengan tenang dan tidak menahannya. Anda juga akan berasa lebih baik!