Cara menulis laporan

Kandungan

• peringkat
• Bahagian 1 Bersiap sedia
• Bahagian 2 Mengambil nota semasa mesyuarat
• Bahagian 3 Menulis minit
• Bahagian 4 Menggunakan Tempahan Minit Templat

Anda telah dipilih atau dilantik sebagai setiausaha jawatankuasa anda. Tahniah! Tetapi, adakah anda sudah mengambil nota, disusun dan disusun minit? Sama ada anda menggunakan peraturan kod prosedur untuk perhimpunan yang lazim, seperti Roberts Rules of Order atau Kod Morin, atau anda mengembangkan minit anda dengan cara anda sendiri, anda perlu mengikuti kaedah tertentu untuk mencapai kecemerlangan.

peringkat

Bahagian 1 Bersiap sedia

1. 
   

   
   Berasaskan diri dengan prosedur mesyuarat syarikat anda. Jika setiausaha mesti membuat laporan rasmi, adalah lebih baik untuk bertanya mengenai kod prosedur yang akan digunakan, iaitu Kod Morin atau yang lain. Dalam tetapan kurang formal, tentukan apa yang perlu dimasukkan dalam minit dan bagaimana ia akan digunakan.
   • Sebagai pelapor, anda tidak perlu mengetahui semua peraturan prosedur. Walau bagaimanapun, ia berguna untuk mempunyai salinan kod atau meminta presiden untuk jawapan yang spesifik untuk sebarang pertanyaan.
   • Berasaskan diri dengan peranan anda. Sesetengah pelapor tidak campur tangan secara terus dalam perdebatan, sementara yang lain mengambil nota semasa menyertai perbincangan. Dalam kedua-dua kes, setiausaha tidak boleh memainkan peranan penting lain, seperti kerusi atau fasilitator.

2. 
   

   
   
   
   Sediakan model. Minit mesyuarat mempunyai kandungan hampir sama. Templat membolehkan anda menyeragamkan pembentangan minit anda untuk semakan mudah. Anda juga boleh memuat turun templat minit sampel. Benarkan ruang yang cukup untuk sekurang-kurangnya item yang disenaraikan di bawah.
   • Nama organisasi.
   • Jenis mesyuarat. Adakah terdapat mesyuarat tahunan atau mingguan yang tetap, mesyuarat kecil jawatankuasa, atau mesyuarat yang dipanggil untuk tujuan khas?
   • Tarikh, masa dan tempat. Tinggalkan ruang untuk merakam masa mula dan akhir sesi.
   • Nama pengerusi atau moderator mesyuarat dan nama setiausaha atau pengganti.
   • Senarai peserta dan tidak hadir. Malah, ia adalah kertas kehadiran. Perhatikan jika kuorum dicapai, iaitu jika jumlah hadiah adalah minimum yang diperlukan untuk mengundi.
   • Tinggalkan ruang untuk tandatangan anda. Sebagai setiausaha, anda sentiasa perlu menandatangani kerja anda. Tandatangan tambahan mungkin diperlukan apabila minit harus diluluskan, tetapi ia bergantung pada prosedur perusahaan anda.
   • Perintah hari, jika ada. Jika anda belum merancang agenda anda sendiri, mintalah kepada ketua atau penyederhanaan mesyuarat untuk memberikan salinan, yang berguna untuk mengatur nota anda.

3. 
   

   
   
   
   Mempunyai komputer riba atau komputer riba dengan anda. Pastikan anda selesa dengan peralatan anda. Jika anda sering menulis minit, dapatkan komputer riba untuk tujuan ini atau buat folder pada komputer anda.
   • Sekiranya anda telah menyiapkan minit mesyuarat sebelum ini dan belum diserahkan untuk kelulusan, pastikan anda juga mencuci dengan anda.
   • Perakam pita boleh membantu anda menulis minit kemudian, tetapi ia tidak akan menggantikan mengambil nota. Jika anda mencatat prosiding semasa mesyuarat, pastikan semua orang yang hadir bersetuju. Menentang godaan untuk menghasilkan semula kata-kata pernyataan peserta untuk perkataan.
   • Jika anda belajar stenografi, anda akan mengambil nota lebih cepat, tetapi anda tidak perlu menghasilkan semula semua peserta yang mengatakan untuk menulis minit anda. Sebenarnya, anda mesti mengelak daripada melakukannya dengan cara itu.
   • Sekiranya anda dijemput untuk mengambil nota secara terbuka, gunakan projektor overhead atau flipchart. Isikan nota anda dengan berhati-hati supaya anda boleh menggunakannya dengan mudah untuk menulis minit.

Bahagian 2 Mengambil nota semasa mesyuarat

1. 
   

   
   Mengedarkan helaian masa. Sebaik sahaja semua orang berada di sana, beredar satu lembaran atau lebih jika terdapat banyak peserta. Ia akan digunakan oleh semua orang untuk menulis nama dan maklumat kenalan mereka. Senarai ini akan digunakan untuk mengisi bahagian minit, yang direkodkan untuk merekodkan nama-nama orang yang mengambil bahagian dalam mesyuarat tersebut. Anda juga boleh melampirkan helaian itu sendiri ke minit.
   • Jika anda tidak mengetahui majoriti orang yang hadir, buat jadual jadual dan isikannya apabila anda meminta semua orang memperkenalkan diri. Simpan senarai yang berguna semasa anda mengambil nota, supaya anda boleh memanggil setiap nama jika diperlukan.

2. 
   

   
   Isikan model anda maksimal. Menunggu pembukaan mesyuarat, masukkan nama organisasi, tarikh dan tempat dan jenis mesyuarat, contohnya "mesyuarat mingguan lembaga pengarah, mesyuarat khas jawatankuasa, dll." ". Apabila mesyuarat bermula, perhatikan masa.
   • Jika anda tidak mempunyai templat, tulis maklumat ini pada awal nota anda.
   • Sekiranya mesyuarat itu diadakan untuk tujuan tertentu atau pada masa yang khusus, simpan satu salinan notis yang dihantar kepada peserta. Anda perlu melampirkannya pada minit selepas ia ditulis.

3. 
   

   
   Tuliskan hasil cadangan pertama. Kebanyakan mesyuarat rasmi bermula dengan cadangan untuk mengamalkan agenda sementara. Langkah pertama ini akan menjadi contoh untuk menggambarkan prosedur. Sekiranya mesyuarat bermula dengan cadangan yang berbeza, pastikan anda mencatatkan maklumat yang sama.
   • Gerakan tepat bermula dengan "Saya mencadangkan". Ia biasanya bermaksud "Saya mencadangkan penggunaan agenda ini. "
   • Nama pengarang cadangan.
   • Keputusan undian. Sekiranya undi positif, tuliskan "gerakan yang diluluskan".
   • Sekiranya anda tidak boleh menghasilkan semula cadangan yang tepat, anda boleh meminta supaya mereka dikemukakan secara bertulis. Jika ini adalah masalah yang berulang, mintalah untuk memasukkan syarat ini dalam prosedur rasmi untuk cadangan yang melebihi jumlah kata tertentu.
   • Jika anda telah merangka agenda, anda mungkin menjadi penaja gerakan itu, semasa menjadi setiausaha mesyuarat. Ini sesuai selagi anda tetap objektif kerana tidak bersesuaian untuk memasukkan tindakan anda sendiri dalam beberapa minit.

4. 
   

   
   Simpan cadangan lain yang dibentangkan semasa mesyuarat. Ikuti prosiding dengan hati-hati, tetapi jangan merekodkannya dalam minit, melainkan jika diperintahkan sebaliknya! Apabila gerakan baru dibentangkan, rekod maklumat yang berkaitan.
   • Ingatlah bahawa setiap proposal harus memasukkan syarat-syarat cadangan itu sendiri, nama pengarang dan keputusan undi.
   • Sesetengah cadangan memerlukan sokongan peserta lain sebelum dimasukkan ke dalam undi. Contohnya, jika seseorang berkata, "Menyokong usul itu," rekod nama orang itu dalam minit sebagai pengarang bersama pergerakan itu.
   • Sekiranya anda tidak mengetahui nama penaja cadangan atau perlu mendengarnya lagi, sila hentikan pertemuan dengan sopan dan tanya soalan. Rakaman maklumat yang tepat cukup penting untuk membenarkan gangguan ini sedikit.
   • Sekiranya gerakan diubah, hanya mengulangi kata-kata dalam nota anda. Tidak perlu untuk menyatakan dalam minit bahawa cadangan itu telah dipinda kecuali terdapat kontroversi mengenai pindaan yang telah menimbulkan perdebatan panjang.

5. 
   

   
   Dengar penyampaian laporan dan minta salinan. Apabila laporan, surat berita atau dokumen serupa dibacakan dengan kuat, merekam nama laporan itu dan nama orang yang membacanya atau nama jawatankuasa kecil yang menulisnya. Sekiranya ada gerakan yang dilampirkan, simpan seperti yang anda lakukan untuk sebarang gerakan lain.
   • Walau bagaimanapun, yang terbaik adalah mendapatkan salinan dokumen pada akhir mesyuarat. Hadirkan nota kepada penceramah atau kerusi untuk mendapatkan salinan ini. Selepas itu, anda akan melampirkan salinan setiap laporan kepada minit selepas ia ditulis.
   • Jika salinan tidak tersedia, perhatikan di mana dokumen asal disimpan. Anda mungkin perlu meminta maklumat ini selepas mesyuarat.
   • Sekiranya peserta membuat laporan lisan dan bukan membaca dokumen, tulis ringkasan pernyataan mereka. Jangan masuk ke butiran dan jangan mengeluarkan semula kata-kata pembesar suara.

6. 
   

   
   Perhatikan tindakan yang diambil atau diberikan. Ini termasuk pengesahan pelaksanaan keputusan mesyuarat sebelumnya dan pelaksanaan tindakan baru. Adakah seseorang telah ditugaskan menulis surat? Tuliskan nama orang yang terlibat dan tindakan yang dikaitkan dengannya.
   • Bergantung pada tahap formaliti mesyuarat anda, banyak tindakan ini boleh menjadi sebahagian daripada cadangan. Untuk mesyuarat yang kurang rasmi, anda perlu memberi perhatian kepada keputusan yang belum dirumus dengan jelas.
   • Nyatakan secara ringkas sebab-sebab keputusan, jika ada.

7. 
   

   
   Catat semua mata perintah dan titik prosedur. Apabila bantahan dibuat terhadap prosiding, perhatikan keseluruhan bantahan dan prinsip yang berasaskannya, serta keputusan lengkap yang diberikan oleh Presiden.
   • Ingatlah untuk memasukkan rujukan kepada kod prosedur, sama ada anda menggunakan statut atau protokol organisasi.

8. 
   

   
   Tahu masa untuk menulis ringkasan perbincangan. Ia hanya perlu untuk berbuat demikian berikutan permintaan yang dinyatakan dengan jelas. Secara rasmi, laporan mencerminkan apa yang telah berlaku Malah dan bukan apa yang telah berlaku berkata . Walau bagaimanapun, anda mesti mempertimbangkan keperluan unik organisasi anda.
   • Dengan mengambil nota anda, berusaha menjadi objektif, walau apa pun keadaannya. Tulis mata konkrit dan bukan perasaan. Kurangkan penggunaan kata sifat dan kata keterangan. Matlamat anda adalah untuk menulis dokumen kering, faktual dan kadang-kadang hambar!
   • Ringkasan perbincangan tidak boleh menjadi nominatif. Oleh itu, elakkan menyebut nama-nama penceramah dalam perbahasan. Ini amat penting, ketika dalam perdebatan hangat, seorang pembicara yang tidak bertanggungjawab boleh menyinggung perasaan beberapa orang.

9. 
   

   
   Tutup pada akhir mesyuarat. Perhatikan masa di mana mesyuarat ditangguhkan. Ingat untuk mengambil semua salinan laporan atau mengingatkan orang ramai untuk menghantarnya kepada anda.
   • Semak nota anda untuk memastikan semuanya jelas dan anda tidak melupakan apa-apa. Ini adalah masa untuk bertanya soalan sebelum peserta meninggalkan.

Bahagian 3 Menulis minit

1. 
   

   
   Mula menulis secepat mungkin. Adalah lebih baik untuk menerangkan minit selepas mesyuarat, selagi peristiwa masih segar dalam ingatan anda.

2. 
   

   
   Gunakan komputer untuk menaip nota mesyuarat anda. Anda mungkin telah melakukannya, jika anda mengambil nota anda pada komputer riba semasa sesi. Simpan nota anda dan mulakan dokumen baru. Anda boleh membandingkannya dengan minit dengan meletakkannya bersebelahan.

3. 
   

   
   Hadirkan nota anda dengan jelas di dalam perenggan. Setiap usul baru, keputusan baru atau titik perintah harus ditangani dalam perenggan bebas. Semasa operasi, periksa bahawa:
   • anda telah menghormati peraturan ejaan dan tatabahasa, walaupun anda menggunakan pembetulan ejaan jika perlu,
   • anda telah menggunakan masa yang sama di seluruh e, sama ada masa lalu atau masa sekarang, tetapi tanpa menukar dari satu masa ke masa lain dalam dokumen yang sama,
   • anda adalah objektif, dalam erti kata lain, pendapat anda tidak sepatutnya muncul dalam minit, kerana anda cuba membuat dokumen objektif yang dimaksudkan untuk semua orang,
   • anda menggunakan kosa kata yang ringkas dan tepat dan menggantikan istilah samar-samar dengan kata-kata yang sesuai sambil mengelakkan penggunaan ungkapan bunga,
   • anda hanya menyebut tindakan yang diambil, bukan perdebatan, melainkan anda diminta mencatatkannya, kerana anda harus memberi tumpuan kepada apa yang ada Malah dan tidak pada apa yang telah berlaku berkata,
   • anda telah bernombor halaman untuk kejelasan.

4. 
   

   
   Mengedarkan salinan draf minit anda kepada ahli. Hantar salinan kepada setiap ahli menggunakan maklumat hubungan pada helaian masa. Jika anda tidak mempunyai maklumat hubungan, fasilitator mesyuarat harus dapat menyampaikannya kepada anda.

5. 
   

   
   Sediakan minit mesyuarat yang diluluskan. Anda mungkin diminta untuk membacanya dengan kuat pada mesyuarat seterusnya dan mengemukakannya untuk kelulusan. Sekiranya usul itu diguna pakai, perhatikan bahawa minit telah diterima pakai.
   • Jika laporan itu dipinda sebelum diluluskan, buatlah perubahan dan nota pada akhir dokumen yang telah diubahsuai tanpa menerangkan perubahan yang dibuat.
   • Sekiranya cadangan untuk pindaan dibuat selepas kelulusan minit, berikan kandungan sebenar cadangan dan keputusan mengenai penerimaan atau penolakannya.

Bahagian 4 Menggunakan Tempahan Minit Templat

1. 
   

   
   Lawati laman web yang menawarkan minit minit mesyuarat. Templat ini akan menjimatkan masa anda dan mengelakkan kesilapan.

2. 
   

   
   Luangkan masa untuk menyemak tapak anda. Gunakan kemungkinan yang ditawarkan oleh masing-masing untuk mencari model yang sesuai dengan anda.
   • Sekiranya anda memerlukan jenis model tertentu, contohnya model semasa atau standard, lakukan penyelidikan anda dan muat turun model yang dipilih dengan mengklik pada butang "muat turun" atau butang "gunakan templat". Pastikan anda menyimpannya di tempat yang mudah dicari supaya anda tidak kehilangannya.

3. 
   

   
   Akses fail. Sekarang bahawa anda telah selesai memuat turun, unzip fail dan membukanya dalam "Microsoft Word" atau "Excel". Gunakan versi terbaru "Microsoft Word" untuk kemudahan dan kualiti. Menyimpan perisian terkini akan memudahkan anda semasa membolehkan anda menggunakan ciri-ciri baru.

4. 
   

   
   Tambah logo syarikat anda dan simbol hak cipta di tajuk. Buang logo sampel dari template dan pastikan untuk membaca syarat-syarat penggunaan tapak muat turun. Anda tidak mahu mencari diri sendiri dalam menghadapi masalah undang-undang, adakah anda?

5. 
   

   
   Ubah tajuk. Di kawasan tajuk, sorot perkataan "tajuk mesyuarat" dan masukkan tajuk sebenar minit anda.

6. 
   

   
   Tukar pembentangan dokumen (pilihan). Untuk menjadikan model anda lebih menarik, anda boleh menukar warna atau memilih tema lain. Sederhana: cari tab "susunatur" dan klik pada bahagian "warna dan tema". Dengan cara ini, anda boleh mengubah rupa model anda dan juga memilih warna yang sepadan dengan logo syarikat anda.

7. 
   

   
   Masukkan sarikata bahagian. Perlu ada beberapa bidang yang boleh anda isi. Anda mungkin memerlukan lebih banyak bidang atau memilih untuk menukar e. Peribadikan mereka mengikut keperluan anda.

8. 
   

   
   Simpan templat pada komputer riba anda. Oleh itu, anda boleh menggunakannya semasa sesi untuk menulis minit anda. Jika anda terus menggunakan "Microsoft Office", perkara akan berjalan lebih cepat dan lebih mudah dan anda akan dapat mengikuti mesyuarat dengan lebih banyak organisasi dan ketepatan daripada sebelumnya. Sebagai alternatif, anda boleh mencetak templat anda untuk mengambil nota tulisan tangan, tetapi pastikan anda mempunyai ruang yang cukup untuk menulis maklumat yang diperlukan.

9. 
   

   
   Semak model anda. Tahniah! Model laporan anda selesai. Produktiviti dan ketepatan anda perlu ditingkatkan secara eksponen sekarang bahawa anda mempunyai model untuk mengikuti yang membantu anda menyusun idea anda. Seperti mana-mana projek, tinjau butiran model anda untuk mengenal pasti item yang tidak tepat atau hilang. Sebaik sahaja segala-galanya teratur, anda boleh menggunakannya pada mesyuarat seterusnya.