Cara menulis projek untuk diserahkan kepada pentadbirannya

Kandungan

• peringkat
• Bahagian 1 Menulis projek anda
• Bahagian 2 Kongsi projek anda

Mengetahui bagaimana untuk mengemukakan projek ke pentadbiran anda adalah kemahiran yang berguna untuk mempunyai jika anda ingin membentangkan peluang baru untuk mencatatkan pendapatan tambahan, mencadangkan penambahbaikan prosedur atau mendedahkan teknik yang efektif untuk menjadi lebih ekonomik. Anda juga boleh membuat keputusan untuk menulis cadangan apabila anda merasakan sesuatu yang perlu diubah. Jika anda berhasrat untuk menggambarkan dokumen sedemikian untuk menyerahkannya kepada pentadbiran syarikat anda, anda mesti terlebih dahulu mengambil masa yang diperlukan untuk mengumpulkan maklumat yang relevan. Anda juga boleh mengemukakan idea anda kepada rakan sekerja anda untuk mendapatkan pendapat mereka dan mengetahui sama ada mereka mematuhi projek anda, dan selepas itu anda perlu memastikan untuk mendekati arah anda dengan bijak.

peringkat

Bahagian 1 Menulis projek anda

1. 
   

   
   Tentukan dengan tepat masalah yang berkenaan atau idea anda. Jika anda ingin menerangkan pengurangan kos atau memperkemas operasi, anda perlu terlebih dahulu menentukan masalah utama. Selalunya idea ini jelas kepada anda, tetapi jika anda ingin berkomunikasi atau memberikan penyelesaian, maka bijak akan menjadi sangat perhatian.

2. 
   

   
   Adakah penyelidikan anda. Sebelum menulis projek, penting untuk memastikan anda menganalisis semua elemen yang berkaitan dengannya. Cari perbincangan dengan pihak yang terlibat, sama ada rakan sekerja, pengurus, atau pelanggan. Anda juga akan dapat membaca program serupa yang dijalankan oleh syarikat lain untuk melihat apa yang mereka lakukan berbeza.
   • Jika, sebagai contoh, anda merasakan bahawa pengurusan perlu mengubah katering mereka, mula-mula bincangkannya dengan kakitangan dapur. Apa yang mereka fikirkan? Adakah mereka terpaksa bekerja di tempat lain dengan katerer lain? Apa yang difikirkan oleh rakan sekerja anda? Ini semua aspek yang anda perlukan untuk menangani. Mungkin juga rasa tidak puas hati anda adalah persoalan rasa peribadi dan bukannya sesuatu yang berkualiti.

3. 
   

   
   
   
   Tulis perihalan masalah. Untuk memulakan projek anda, mula-mula terangkan keadaan semasa. Kemudian menyerlahkan fakta yang relevan (tempat, tarikh, orang yang terlibat). Di peringkat ini, jangan menilai, fokus bukannya menerangkan perkara seperti ini.
   • Sebagai ilustrasi, anda boleh menulis "Syarikat X telah mendapat manfaat daripada perkhidmatan katering Y selama tujuh tahun yang lalu. Sepanjang tempoh ini, bilangan hidangan utama yang terdapat jatuh dari lima hingga dua. Bilangan hidangan terutamanya untuk vegetarian juga telah jatuh dan terdapat juga hari-hari apabila tiada apa-apa jenis yang dicadangkan.

4. 
   

   
   Terangkan apa yang anda cadangkan sebagai penyelesaian. Sebaik sahaja anda mengenal pasti masalah itu, anda boleh mula menulis dengan tepat apa yang anda cadangkan. Fokus pada aspek yang paling penting. Buktikan bahawa pemerhatian anda adalah berdasarkan penyelidikan anda.
   • Sebagai contoh, anda boleh menulis "Saya cadangkan katerer untuk Syarikat X diganti oleh yang lain. Syarikat X mempunyai beberapa pilihan dalam hal ini. Katerer W dan Z kedua-duanya menawarkan pelbagai menu dan menawarkan kos yang setanding dengan pembekal semasa kami. Di samping itu, sejak katerer Z menawarkan hidangan pembuka vegetarian, vegan dan tanpa gluten setiap hari, ia dapat memenuhi keperluan tenaga kerja kita dengan lebih baik. Mengenai katerer W, ia menawarkan lebih sedikit hidangan untuk vegan, tetapi juga boleh menjadi pilihan yang baik. Satu kaji selidik yang dijalankan pada tahun 2011 menunjukkan bahawa 40% daripada pekerja kami adalah vegetarian, 10% adalah vegan dan 2% lebih suka makanan bebas gluten.

5. 
   

   
   
   
   Buat rancangan. Huraikan setiap langkah dan fokus pada tempoh masa atau kos untuk melaksanakannya. Jadilah jelas mengenai apa yang anda tahu dan apa yang masih belum dijumpai. Ingat untuk menulis langkah berjumlah dan kemudian beri maklumat lanjut. Jangan terlalu tinggi kepentingan inovasi yang anda ingin bawa, tetapi kemukakan hasil yang anda harapkan.
   • Untuk menukar katerer, kita perlu: 1: mengakhiri kontrak kami dengan katerer Y, 2: cuba hidangan penyedia perkhidmatan W dan Z, 3: pilih salah satu daripada mereka, 4: menandatangani kontrak dengan katerer yang dipilih. Bayaran tersebut sepatutnya sebanding dengan yang ditawarkan oleh Katerer Y. Selagi kita menamatkan kontrak kami dengan Pembekal Y, tidak ada penalti kewangan. Di samping itu, jika pekerja kami lebih menghargai makanan baru, ada peluang yang baik bahawa mereka akan lebih bahagia di tempat kerja mereka.

6. 
   

   
   Meningkatkan bantahan yang mungkin. Tunjukkan bahawa anda menyedari sepenuhnya apa-apa kelemahan yang mungkin ditemui dalam pelan anda. Adakah terdapat rintangan di kalangan pekerja? Sebagai contoh, sesetengah orang mungkin menyukai perkhidmatan katerer semasa anda. Adakah anda dapat meyakinkan agensi kerajaan bahawa idea baru anda selamat? Bincangkan langkah-langkah yang anda merancang untuk meyakinkan orang lain kemungkinan dan relevan projek anda.

7. 
   

   
   Tentukan bahan dan kakitangan yang diperlukan. Jika projek baru yang anda cadangkan memerlukan pembelian bahan atau pengambilan pekerja baru, tandakan hal ini setelah menggariskan langkah-langkah. Juga ingat untuk menyebutkan masa yang diperlukan, kerana ini juga sumber. Buat senarai semak untuk keluar daripadanya. Sebagai contoh, anda boleh menulis perkara berikut.
   • Diperlukan: jawatankuasa kecil untuk menilai katerer (4 orang dari pelbagai syarikat), 2 jam untuk merasa dan 3 jam untuk menulis laporan.

8. 
   

   
   Lukis kesimpulan berdasarkan faedah utama. Tidak kira apa perubahan yang anda bercadang untuk membuat, ulangi proses ini sekali lagi pada akhirnya. Bincangkan sekali lagi tiga elemen utama projek anda dan kemudian berikan hujuran. Fikirkannya sebagai ringkasan anda. Sebagai ilustrasi, anda boleh mengatakan yang berikut.
   • "Seperti yang ditunjukkan oleh cadangan ini, Katerer Y telah mengurangkan jumlah hidangan yang telah ditawarkannya sejak tujuh tahun yang lalu. Penyedia W dan Z menawarkan menu yang lebih pelbagai dengan harga yang agak setanding. Saya cadangkan kita boleh melakukan ujian rasa dengan katerer ini untuk memilih pembekal makanan baru untuk syarikat ini. Ini pastinya akan menggalakkan kepuasan dan pengekalan pekerja. "
   • Nyatakan manfaat kewangan atau kuantitatif tertentu. Jika sebagai contoh inovasi anda dapat mengurangkan kos, anda perlu menyerlahkan ini.
   • Hadirkan faedah kualitatif. Syarikat kadang-kadang mendapat faedah dari beberapa faedah yang tidak dapat diukur dengan data dan angka konkrit. Jika idea anda membantu meningkatkan kepuasan pekerja, penting untuk anda menyebutnya. Penambahbaikan ini boleh menjadi sama dengan yang kuantitatif.

Bahagian 2 Kongsi projek anda

1. 
   

   
   Tanya rakan sekerja untuk membacanya. Anda harus mencadangkan rakan sekerja untuk membaca projek anda dan memberi pendapat anda. Dia boleh meluluskan kandungan program anda, tetapi jika ini tidak berlaku, pertimbangkan untuk mengambil kira bantahannya. Jika anda merasakan bahawa ini adalah relevan dan lebih baik daripada apa yang anda cadangkan, kemudian pertimbangkan kajian semula. Jika tidak, jika anda memahami perkaitannya tetapi tidak meluluskannya, pertimbangkan untuk memasukkannya dalam seksyen bantahan anda.

2. 
   

   
   Semak semula projek anda. Sebaik sahaja anda telah menulis projek anda dan rakan sekerja telah membacanya, anda kini perlu menyemaknya untuk meningkatkan kecerdasan, tatabahasa, ketepatan dan bilangan kata-kata. Anda tidak boleh membuat cadangan terlalu lama, jika tidak anda berisiko melihat pemimpin anda tidak membacanya. Lakukan apa yang diperlukan untuk menyimpan segala-galanya pada satu hingga dua halaman.

3. 
   

   
   Hantar projek ke pentadbiran anda. Sebaik sahaja anda merasakan bahawa projek anda sudah siap, kenal pasti orang yang anda perlu serahkan. Di sesetengah organisasi, ada pemimpin yang diketahui oleh semua orang yang bertanggungjawab membuat keputusan. Dalam masyarakat lain dengan struktur yang lebih banyak, mungkin lebih sukar untuk mengetahui siapa pembuat keputusan sebenar. Lakukan kajian menyeluruh mengenai syarikat anda untuk menentukan siapa yang bertanggungjawab untuk isu tersebut.
   • Sebaik sahaja anda tahu siapa yang akan menyerahkan projek anda, lihat untuk melihat sama ada anda boleh mempunyai tête-à-tête dengan dia. Sering kali, orang ramai bertindak balas dengan lebih baik kepada permintaan untuk inovasi apabila pertukaran bersemuka. Jika tidak, hantarkan versi kertas projek atau satu.