Bagaimana cara membalas e-mel yang memerlukan pengesahan kehadiran

Kandungan

• peringkat
• Bahagian 1 Putuskan bagaimana dan bila hendak bertindak balas
• Bahagian 2 Menyediakan jawapan
• Bahagian 3 Mengurus E-mel Automatik dan Menyelesaikan Masalah

Dengan populariti e-mel yang semakin meningkat sebagai alternatif kepada perkhidmatan pos tradisional, jemputan acara sosial e-mel sangat popular untuk mesyuarat percutian, hari lahir, majlis perkahwinan dan banyak lagi. Hari ini, penganjur acara lebih berpuas hati dengan e-mel yang meminta pengesahan kehadiran (atau dikenali sebagai RSVP, yang bermaksud "sila balas") daripada sebelum ini. Walau bagaimanapun, kerana e-mel yang meminta jawapan adalah begitu baru, ramai orang tidak tahu bagaimana untuk bertindak balas dengan sewajarnya. Mudah-mudahan, anda boleh bertindak balas dengan lebih baik jika anda mengetahui masa dan cara melakukannya, menyediakan jawapan anda dan periksa penerimaan jemputan.

peringkat

Bahagian 1 Putuskan bagaimana dan bila hendak bertindak balas

1. 
   
   

   
   Lihat jika anda benar-benar akan pergi ke acara itu. Keputusan atau langkah pertama adalah untuk menentukan sama ada anda benar-benar akan pergi ke acara tersebut. Anda harus memikirkan kemungkinan menghadiri acara itu sebaik sahaja anda menerima jemputan e-mel RSVP.
   • Perlu diingat di mana acara akan berlaku dan jika anda perlu pergi. Jika, sebagai contoh, seseorang menjemput anda untuk perkahwinan di luar bandar, anda mungkin perlu membeli tiket pesawat untuk sampai di sana, yang boleh mahal.
   • Jadikan program anda untuk memastikan anda tidak mempunyai acara lain pada hari yang sama dan pada masa yang sama.
   • Bercakap dengan pasangan anda dan ahli keluarga yang lain untuk memastikan ia akan tersedia. Sesetengah mungkin merosot dan yang lain mungkin menerima.

2. 
   
   

   
   Kenal pasti jenis jemputan. Keadaan yang berbeza memerlukan nuansa dan tahap formaliti yang berbeza. Oleh itu, anda harus memikirkan jenis peristiwa sebelum bertindak balas kepada jemputan. Ini akan membolehkan anda memastikan bahawa anda tidak membuat kesilapan sosial.
   • Lihat jika ia adalah acara sosial yang tidak rasmi seperti jemputan kepada barbeku bahawa jiran tidak mempunyai alasan dan menghantar jemputan e-mel tidak rasmi. Anda mempunyai pilihan untuk bertindak balas secara tidak rasmi ke jemputan jenis ini dan mungkin mempunyai masa yang kurang untuk menghantar jawapan.
   • Jika ia merupakan acara sosial yang formal seperti undangan untuk majlis perkahwinan, majlis hari jadi, komuni atau pengesahan, mereka memerlukan jawapan dalam nada formal, sama seperti jemputan diterima.

3. 
   
   

   
   
   
   Balas pada saat yang tepat. Selepas membuat keputusan dan memikirkan jemputan, anda harus bertindak balas dengan tepat pada masanya. Akhirnya, ini adalah salah satu aspek yang paling penting apabila menjawab e-mel RSVP kerana anda perlu memberikan pengesahan yang diperlukan penyertaan anda atau tidak dalam acara itu.
   • Baca jemputan untuk melihat sama ada a tarikh diperlukan untuk membalas e-mel RSVP. Tarikh ini bukan cadangan. Pastikan anda bertindak balas dalam masa yang dinyatakan.
   • Balas secepat mungkin. Walaupun orang yang menjemput anda boleh memberikan satu atau dua bulan untuk menjawab, itu tidak bermakna anda perlu mengambil masa ini. Sebaliknya, anda harus bertindak balas sebaik sahaja anda membuat keputusan konkrit mengenai sama ada anda pergi ke sana atau tidak.

Bahagian 2 Menyediakan jawapan

1. 
   
   

   
   Isi medan subjek. Setelah memutuskan kapan dan bagaimana anda akan bertindak balas, anda harus menyediakan draf kasar jawapan yang akan anda berikan. Untuk melakukan ini, mula menulis di medan objek. Ini harus termasuk penerimaan atau penolakan jemputan dan mencerminkan nada acara.
   • Untuk acara formal, anda harus menggunakan nada rasmi. Sebagai contoh, tulis Anne dan Roger tidak akan dapat menghadiri jamuan pada 11 Mei.
   • Untuk keadaan tidak formal seperti barbeku di jiran, anda boleh menulis Tidak dapat menghadiri barbeku pada hari ke-11.

2. 
   
   

   
   
   
   Tulis surat. Adalah penting untuk bertindak balas sewajarnya kerana ia mencerminkan nada respons anda. Di samping itu, jika anda menggunakan ucapan yang sesuai, anda akan memberi orang yang mengundang anda idea bagaimana anda melihatnya.
   • Pilih ucapan yang mungkin termasuk Kawan baik saya, À atau sayang.
   • Acara tidak formal memerlukan sambutan mudah kepada orang yang menghantar e-mel kepada anda. Sebagai contoh, anda boleh menulis Dear Martine dan Jean.

3. 
   
   

   
   Tulis isi kandungan. Tubuh e anda mungkin merupakan bahagian terpenting dari e-mel RSVP. Ini mencerminkan nada jemputan dan bertindak balas terus kepadanya. Beberapa contoh menerima atau menolak jemputan melibatkan perkara ini.
   • Satu peristiwa tidak rasmi menjamin tanggapan tidak formal tentang jenis ini Thomas, kami sangat menghargai jemputan barbeku, tetapi kami akan keluar dari bandar pada hari itu.
   • Acara rasmi patut nada yang sama. Sebagai contoh, anda boleh menulis Keluarga Dupont menerima jemputan anda untuk perkahwinan José dan Belinda pada 5 November 2019. Contoh lain ialah yang berikut Jean dan Sara Appleby dengan senang hati menerima jemputan anda untuk pesta ulang tahun ke-15 Marta Rodriguez.
   • Penolakan jemputan rasmi adalah seperti berikut Keluarga Parker tidak dapat menghadiri perkahwinan José dan Belinda pada 5 November 2019.

4. 
   
   

   
   Tandat dan tulis nama anda. Selepas menulis, anda perlu menandatangani e-mel RSVP. Ini lebih daripada sekadar formaliti, kerana tanda tangan menunjukkan jenis hubungan yang anda miliki dengan orang yang menjemput anda. Ia juga merupakan tanda tentang bagaimana perasaan anda terhadap orang itu.
   • Pilih ucapan rasmi. Sebagai contoh, anda boleh menulis hormatnya, Harapan terbaik saya, Tolong terima, Sir atau Madam, salam saya, atau Tolong terima, Tuan atau Puan, ekspresi perasaan saya.
   • Pilih formula tidak rasmi seperti Sangat tulus, Salam saya, Pakai dengan baik atau ikhlas.
   • Pilih hujung yang sesuai jika anda menerima atau menolak jemputan. Sebagai contoh, tulis Dengan banyak penyesalan atau terima kasih.
   • Tandatangan dengan nama anda selepas formula akhir. Untuk acara yang lebih tidak rasmi, jangan teragak-agak untuk menandatangani dengan nama pertama anda dan nama orang lain yang juga telah dijemput. Untuk lebih banyak majlis formal, tandatangan dengan nama pertama semua tetamu dan nama akhir selepas orang terakhir. Dalam beberapa kes, seperti yang anda mempunyai hubungan akrab dengan orang yang menjemput anda, anda mempunyai peluang untuk menulis Keluarga Sanchez.

Bahagian 3 Mengurus E-mel Automatik dan Menyelesaikan Masalah

1. 
   
   

   
   Klik pada menolak atau menerima. Lakukan ini jika e-mel mempunyai butang automatik. Kebanyakan penganjur acara rasmi bergantung kepada perkhidmatan RSVP automatik untuk menghantar e-mel. Jika seseorang menggunakan perkhidmatan yang sama untuk menghantar e-mel RSVP, mereka mungkin dijana oleh pihak ketiga. Di samping itu, e-mel itu kemungkinan akan menyertakan pilihan dengan butang yang membolehkan anda mengklik menerima atau sampah jemputan.
   • Anda tidak perlu membalas kepada orang itu melalui e-mel jika anda menerima salah satu daripada ini.
   • Sebaik sahaja anda telah menerima atau menolak jemputan, respons akan dihantar kepada pihak ketiga yang menguruskan mel dan akan meneruskannya kepada orang yang menganjurkan acara itu.
   • Perkhidmatan e-mel RSVP secara automatik sering digunakan untuk keadaan separuh formal seperti pesta ulang tahun, mesyuarat nasional dan acara serupa yang lain.

2. 
   
   

   
   Klik pilihan pengakuan. Jika anda mengambil berat tentang menerima respons anda, anda boleh mempertimbangkan untuk mengklik pada butang itu Pengiktirafan penerimaan pada halaman e-mel. Dengan mengklik padanya, perkhidmatan e-mel anda akan menghasilkan pengesahan penghantaran apabila orang yang anda jawab akan menerima atau membuka e-mel anda. Dengan cara ini, anda akan tahu bahawa dia telah menerima anda.
   • Pengesahan penghantaran boleh didapati di pelbagai lokasi bergantung kepada perkhidmatan yang anda gunakan.
   • Pilihan ini mungkin tidak tersedia pada beberapa perkhidmatan.

3. 
   
   

   
   Hantar e-mel susulan jika anda menukar program. Pada masa-masa yang jarang berlaku, anda mungkin perlu mengubah suai balasan anda. Jika anda telah menerima jemputan dan menyedari bahawa anda tidak akan dapat hadir atau jika anda telah merosot dan tiba-tiba, anda mempunyai peluang untuk pergi, anda harus menghubungi orang yang menjemput anda untuk memaklumkan perkara ini.
   • Sekiranya anda secara tidak sengaja mengklik butang Auto Accept dalam e-mel RSVP, anda harus menghantar terus kepada orang itu untuk membetulkan kesilapan anda.
   • Sekiranya anda perlu menolak jemputan yang anda terima sebelum ini, maklumkan penerima. Anda boleh misalnya menghantar e-melnya dengan meletakkan sebagai objek Perubahan jawapan dan dengan menulis sesuatu seperti Oleh kerana peristiwa yang tidak dijangka, Sara dan saya tidak akan dapat menghadiri perayaan ulang tahun ke-20 pada 14. Kami memohon maaf atas perubahan itu dan berharap dapat melihat anda tidak lama lagi.
   • Sekiranya anda perlu menerima jemputan yang telah ditolak, beritahu orang itu. Sebagai contoh, hantar e-mel dan letak sebagai objek Tukar jawapan saya dan tulis Saya ingin menghadiri acara ini jika anda masih mempunyai ketersediaan untuk menerima lebih ramai tetamu.
   • Perubahan kepada jemputan RSVP hendaklah dibuat secepat mungkin. Jemputan ke acara tidak rasmi boleh diubah selepas beberapa hari. Walau bagaimanapun, untuk acara rasmi (seperti majlis perkahwinan), mereka mesti dibuat sekurang-kurangnya satu bulan lebih awal.