Bagaimana untuk menjawab telefon semasa bekerja

Kandungan

• peringkat
• Bahagian 1 Angkat telefon
• Bahagian 2 Bercakap di telefon

Memproyeksikan imej profesional di tempat kerja adalah penting untuk sebarang kejayaan profesional. Tidak kira kedudukan mereka dalam syarikat, menjawab telefon adalah tugas untuk hampir semua pekerja. Menjawab dengan baik akan membolehkan anda meletakkan nada positif pada panggilan telefon, membantu wartawan merasa selesa dan membolehkan anda bertindak balas dengan mudah kepada pelbagai soalan.

peringkat

Bahagian 1 Angkat telefon

1. 
   

   
   Jawab dengan cepat. Ia tidak sopan untuk membuat orang sibuk apabila anda berada dalam perniagaan atau dalam suasana profesional. Angkat telefon bimbit dan jawab panggilan sebelum cincin ketiga.

2. 
   

   
   Letakkan telefon bimbit di telinga anda. Adalah penting untuk menjawab telefon dengan cepat, tetapi anda masih perlu bersabar untuk benar-benar meletakkan mikrofon di dekat mulut anda. Jangan mulailah bercakap sehingga anda pasti bahawa telefon bimbit telefon tersekat pada anda dan telinga anda, supaya pihak lain tidak kehilangan maklumat apa pun.

3. 
   

   
   
   
   Bernafas secara mendalam sebelum menjawab. Mulailah dengan bernafas secara mendalam sebelum memperkenalkan diri anda, sekali telefon berhampiran mulut anda. Ini akan membolehkan anda untuk bertenang dan menguasai diri anda, yang membolehkan anda mengumpulkan minda anda dan bercakap dengan tenang.

4. 
   

   
   Perkenalkan diri anda dan perniagaan anda. Anda perlu memastikan bahawa wartawan anda telah menamakan tempat yang tepat dan orang yang tepat, jadi penting bagi anda untuk memberitahu mereka siapa anda dan perniagaan anda. Pastikan untuk menentukan nama syarikat itu terlebih dahulu. Anda mungkin berfikir tentang membuat rumah anda sendiri supaya anda tidak perlu berfikir tentang apa yang dikatakan apabila telefon berdering dan mengubahnya sedikit bergantung kepada keadaan.
   • Sekiranya anda bekerja sebagai penyambut tetamu atau operator rangkaian, pentinglah anda menguasai operasi perniagaan dengan sangat baik, kerana anda adalah orang yang perlu membantu pemanggil mendapatkan semua maklumat yang mereka perlukan. Anda hanya boleh berkata, "halo, di sini Syarikat , Joseph ke peranti itu. Bagaimanakah saya dapat membantu anda? Oleh itu, koresponden akan mengetahui siapa yang dia bercakap dan apakah identiti syarikat anda yang akan memberi peluang kepadanya untuk meneruskan perbualan. Sekiranya anda bekerja sebagai setiausaha swasta, tentukan orang yang anda sedang kerjakan (sebagai contoh, "pejabat Encik Smith, Joseph pada peranti"), kerana ini mungkin adalah ini yang benar-benar dicari oleh wartawan anda. menyertai.
   • Jika anda adalah sebahagian daripada perkhidmatan, beritahu orang apa yang anda lakukan supaya mereka tahu apa jenis soalan yang akan ditanya. Kenal pasti diri anda dengan mengatakan "halo, ini adalah perakaunan Jessica". Benarkan perayu tahu jika dia telah menghubungi pejabat atau orang yang dia mahu dan jika dia bercakap dengan orang lain.

5. 
   

   
   
   
   Simpan buku nota dan pen berhampiran telefon. Ini akan membolehkan anda membuat nota dengan cepat sekiranya orang itu ingin meninggalkan anda atau memberi anda maklumat lain. Elakkan mempunyai wartawan anda menunggu masa untuk mencari sesuatu untuk ditulis.

Bahagian 2 Bercakap di telefon

1. 
   

   
   Senyum sambil bercakap. Walaupun anda tidak dalam mood yang baik, hanya tersenyum dan berpura-pura menjadi begitu boleh membuat wartawan anda berfikir bahawa anda baik. Ia juga boleh membantu anda meningkatkan mood anda.

2. 
   

   
   Bercakap dengan jelas dan profesional. Memandangkan anda berada dalam suasana profesional, adalah penting bahawa anda dan wartawan anda dapat memahami satu sama lain dengan jelas dan tepat. Bercakap dengan tenang dan ucapkan kata-kata anda supaya anda yakin bahawa ia telah berjalan lancar dan difahami.
   • Elakkan menggunakan ekspresi slanga yang biasa seperti "yeah," "pasti," atau "nah." Bercakap kepadanya dengan menggunakan perkataan dan frasa yang jelas seperti "ya" dan "tidak". Apa pun maklumat yang anda bertukar dengan wartawan anda semasa dialog, elakkan kekeliruan antara anda. Jangan lupa untuk mengatakan frasa sopan biasa seperti "terima kasih" dan "tidak ada", jika ada.
   • Sekiranya anda ingin berkomunikasi dengan orang maklumat tertentu seperti huruf atau nombor telefon (seperti nama atau nombor telefon), mungkin berguna untuk mempunyai arahan abjad fonetik yang baik. Dengan cara ini, anda boleh mengelakkan mengelirukan huruf yang diucapkan hampir dengan cara yang sama seperti "M" dan "N", memohon tip berguna seperti "M suka makan".

3. 
   

   
   Bercakap secara profesional kepada wartawan. Gunakan nama orang itu ("Mr. Smith") dan bukan nama pertamanya, terutamanya jika anda tidak tahu koresponden secara peribadi. Jangan lupa nama dan alamatnya dengan menggunakannya semasa perbualan.
   • Anda mungkin mahu menulis nama orang itu sebaik sahaja dia memberitahu anda supaya anda boleh mengingatnya. Ini boleh menjadi sangat berguna.

4. 
   

   
   Pindahkan panggilan sekiranya perlu. Jika seseorang memanggil anda untuk bekerja, agak mungkin bahawa mereka cuba menyelesaikan masalah tertentu atau mempunyai soalan untuk diserahkan kepada orang tertentu. Jika anda tidak tahu bagaimana menjawab soalan atau kebimbangan, jangan cuba menjawabnya. Sebaliknya, cadangkan anda memindahkan panggilan anda kepada seseorang yang akan dapat menjawab dan membantu anda dengan lebih baik. Ia juga akan menunjukkan kepadanya bahawa anda peduli dengan masalahnya dan bersedia membantu dia menyelesaikannya.
   • Majoriti telefon desktop kini mempunyai ciri pemindahan panggilan. Ketahui jika ciri ini tersedia di pejabat anda dan bagaimana ia berfungsi. Jika ini tidak berlaku, ambil nombor orang yang akan dipanggil oleh wartawan anda dan lulus maklumat itu.
   • Ingat untuk bersikap sopan mungkin dengan berbuat demikian dan menawarkan untuk memindahkan panggilan. Sebagai contoh, anda boleh berkata, "Saya takut saya tidak dapat menjawab soalan anda. Adakah anda mahu saya memindahkan panggilan anda kepada Jacques, yang boleh membantu anda dengan lebih baik? "
   • Sekiranya tidak ada orang lain, cadangkan anda mengambilnya. Jangan lupa untuk mengemukakannya nanti.

5. 
   

   
   Tamatkan panggilan secara profesional. Anda boleh memberitahunya dengan jelas dan sopan bahawa perbualan berakhir dan dia boleh menutup dengan hanya berkata "terima kasih" atau "selamat tinggal". Harus ada kekeliruan sama ada perbualan harus diteruskan atau tidak.
   • Biarkan wartawan anda menutup. Dia mempunyai panggilan, jadi anda perlu membiarkan dia mendapat apa yang dia mahu apabila dia memanggil tempat pertama dan menutup perbualan. Jika anda digantung walaupun dia tidak bersedia untuk mengakhiri perbualan, ia mungkin kelihatan kasar atau anda boleh membiarkan maklumat penting melarikan diri anda.