Cara membuat surat langsung

Kandungan

• peringkat
• Bahagian 1 Bersiap sedia
• Bahagian 2 Melakukan Mail Merge dengan Microsoft Office
• Bahagian 3 Melaksanakan Surat Gabungan dengan OpenOffice

Mail Merge adalah ciri kebanyakan suite pejabat yang membolehkan anda menyesuaikan dokumen asas sebelum menghantarnya kepada berbilang penerima. Adalah mungkin untuk menghasilkan gabungan surat untuk sejumlah besar dokumen yang berbeza termasuk sampul surat, label, surat bentuk, s, faks atau kupon dan kupon yang juga bernombor.

peringkat

Bahagian 1 Bersiap sedia

1. 
   

   
   Bina fail data anda. Ia juga boleh menjadi lembaran kerja (jenis Excel), data yang rendah atau dokumen dan mempunyai pemformatan yang betul. Dalam kebanyakan kes, syarikat atau individu menggunakan spreadsheet, jadi inilah pilihan yang akan kami gunakan sebagai contoh di seluruh artikel ini.
   • Fail data anda mesti mengandungi semua maklumat yang anda merancang untuk bervariasi antara dua salinan. Sebagai contoh, jika anda memutuskan untuk menghantar surat bentuk tersuai, fail data anda harus mengandungi sekurang-kurangnya nama dan alamat orang yang anda ingin hantar surat tersebut.
     • Pada satu baris, letakkan setiap maklumat dalam sel pada hamparan anda. Oleh itu, pada akhir pembinaan fail data anda, setiap kategori maklumat (nama, nama pertama, alamat ...) harus mempunyai ruang sendiri.
   • Pilih tajuk yang relevan untuk setiap lajur anda. Gabungan mel mengikat ruang data selepas lajur. Oleh itu, apa sahaja perisian yang digunakan, dia akan berfikir bahawa baris pertama setiap lajur sepadan dengan jenis maklumat yang terdapat di bahagian lajur. Oleh itu, kami menasihati anda untuk menggunakan nama-nama yang sepadan dengan anda supaya anda dapat dengan mudah mencari jalan anda.
     • Sebagai contoh, jika ruangan anda digunakan untuk menyimpan nama keluarga, Perlahan boleh menjadi "Nama" dan di bawah kelambatan yang anda boleh masukkan nama terakhir orang yang terlibat. Oleh itu, dalam langkah seterusnya, apabila perisian meminta anda bidang mana yang anda mahu masukkan ke dalam jenis anda, anda akan melihat "Nama" yang ditulis dan anda akan ingat apa itu.
   • Orang dengan suite Microsoft Office yang menggunakan Microsoft Outlook untuk menulis mereka juga mempunyai pilihan menggunakan buku alamat mereka sebagai fail data.

2. 
   

   
   
   
   Simpan fail data anda. Simpan ke tempat yang anda akan ingat dengan mudah dan berikannya nama samar-samar supaya anda dapat dengan mudah mencarinya.

3. 
   

   
   Tulis dokumen asas anda sekarang. Ini adalah jenis dokumen yang akan anda sesuaikan kemudian. Contohnya, jika anda memutuskan untuk menggambarkan surat contoh, dokumen asas anda akan menjadi huruf itu sendiri. Semua medan yang anda ingin peribadikan dengan gabungan mel harus kekal kosong pada masa ini.

Bahagian 2 Melakukan Mail Merge dengan Microsoft Office

1. 
   

   
   Akses ciri gabungan mel. Buka dokumen asas anda dan klik "Mail Merge," kemudian "Start Mail Merge," dan kemudian "Step by Step Mail Merge Wizard." Jika fungsi tidak jelas, klik "Alat"> "Surat dan Mel"> "Mel Merge".

2. 
   

   
   
   
   Jawab soalan Microsoft Office. Alat Perkataan Word mempunyai beberapa langkah yang perlu anda ambil untuk menjadikan kehidupan anda lebih mudah dan untuk menggabungkan data antara dokumen asas anda dan fail data anda, yang lebih bijak dan lebih sesuai dengan keperluan anda.
   • Mula dengan menunjukkan jenis dokumen dokumen sumber anda. Klik jenis yang paling dekat dengan dokumen tersebut dan klik Seterusnya: Dokumen Asas.
   • Tentukan dokumen asas yang ingin anda gunakan. Jika anda telah mengikuti penjelasan kami setakat ini, anda sepatutnya dapat menyemak kotak "Gunakan dokumen semasa". Klik "Seterusnya: Pilih Penerima."

3. 
   

   
   Pilih perkataan yang disebut "senarai sedia ada". Ini sebenarnya adalah fail data yang anda buat sebelum ini. Tandai kotak dan klik "Seterusnya" untuk menyemak imbas komputer anda untuk mencari fail data anda dan hubungkannya ke dokumen sumber anda.
   • Jika anda lebih suka menggunakan buku alamat Outlook anda, ini juga mungkin, semak kotak yang sama.

4. 
   

   
   Pilih data yang hendak digunakan. Pejabat membolehkan anda memilih atau membatalkan pilihan lajur maklumat yang anda lihat patut. Ini membolehkan anda memilih medan mana yang anda ingin isi dokumen asas anda, menjadikan fail data anda lebih serba boleh, kerana anda akan dapat menggunakan maklumat yang berbeza dalam surat yang berbeza. Setelah semuanya kelihatan betul, klik pada "Seterusnya".
   • Data boleh diisih dengan mengklik kepala setiap lajur. Ini membolehkan anda sebagai contoh untuk menyemak imbas dengan cepat dan mencari maklumat yang tepat jika fail data anda memaksimumkan.

5. 
   

   
   Masukkan medan dalam dokumen asas. Pada halaman baru wizard mel, anda akan diminta untuk menulis dokumen asas anda (jika belum selesai) dan anda juga akan ditawarkan pilihan pilihan yang luas untuk memasukkan medan data dari file data anda ke dokumen asas.
   • Untuk memasukkan medan ke dalam dokumen asas anda, letakkan kursor di mana anda mahu meletakkan medan dan klik butang yang sesuai di wizard untuk memasukkan medan anda.
     • Adalah mungkin untuk memadam medan yang salah letak atau letakkannya dua kali dengan menekan kekunci Padam pada papan kekunci anda, seolah-olah anda cuba memadamkan huruf mudah di Word.
   • Pilihan yang dikonfigurasi berbeza-beza sedikit bergantung pada jenis dokumen yang telah anda tetapkan kepada Word. Pejabat melakukan yang terbaik untuk menyediakan jenis data yang tepat berdasarkan pada file data yang telah anda pilih. Sebagai contoh, jika anda telah menyatakan kepada Word bahawa anda sedang menulis surat borang, kemungkinan untuk melihat pilihan yang membolehkan anda memasukkan blok alamat yang menyertakan nama dan nama pertama penerima alamat serta alamat lengkapnya, semuanya diatur dengan sebaik-baiknya hanya beberapa baris.
     • Sesetengah pilihan yang telah dikonfigurasi akan secara automatik membuka tetingkap menengah untuk membolehkan anda mengisi maklumat yang diperlukan. Tetapi jangan bimbang, semua ini selalu dijelaskan dengan cara yang jelas dan mudah difahami.
     • Jika anda menggunakan salah satu daripada pilihan yang telah dikonfigurasikan dan Word nampaknya tidak dapat mencari maklumat yang tepat dalam fail data anda ini tidak menjadi masalah: klik "Bidang padanan" dan beritahu program apa yang setiap bidang sepadan dengan. Sebagai contoh, anda boleh menunjukkan Word bahawa ia mesti menggunakan lajur "Nama" fail data anda untuk mengisi medan "Nama Akhir" di blok alamat dokumen sumber anda.
   • Untuk menggunakan medan anda sendiri, klik pada "Opsyen Tambahan". Anda kemudian akan dapat melihat tajuk lajur anda dan kemudian gunakan nama-nama ini.

6. 
   

   
   Semak surat anda. Apabila menggunakan gabungan mel, anda harus tahu bahawa medan adat hanya akan mengandungi data yang tepat (yang anda impor dari file data anda) pada masa percetakan. Walau bagaimanapun, Office membolehkan anda untuk melihat pratonton dokumen anda untuk mengesahkan bahawa maklumat itu diletakkan dengan baik seperti yang anda telah memutuskan dengan meletakkan bidang yang berbeza anda. Jangan teragak-agak untuk mempratonton dokumen anda beberapa kali sehingga semuanya adalah cara yang anda mahukan.

7. 
   

   
   Selesai menggabungkan dua dokumen anda. Langkah terakhir pembantu penggabungan langkah demi langkah memberitahu anda bahawa semuanya sudah siap dan perisian sudah bersedia untuk mencetak dokumen anda. Kemudian dia akan mencetak seberapa banyak salinan yang perlu dengan mengubah antara setiap bidang yang anda tentukan dalam dokumen sumber.
   • Anda boleh membuat perubahan individu pada huruf pilihan anda dengan mengklik butang "Edit huruf secara berasingan" sebelum mula mencetak dokumen.

Bahagian 3 Melaksanakan Surat Gabungan dengan OpenOffice

1. 
   

   
   Buat pangkalan data. Dengan OpenOffice.org, gabungan mel selalu memerlukan pangkalan data, bagaimanapun, anda masih boleh meletakkan data anda dalam spreadsheet (seperti Excel atau Calc) terlebih dahulu.
   • Dalam dokumen asas anda, buka menu Fail dan pilih pilihan untuk membuat pangkalan data baru.
   • Dalam dialog yang baru dibuka, tandakan kotak "Sambung ke pangkalan data sedia ada". Dalam menu lungsur turun, pilih "Hamparan" dan kemudian klik "Seterusnya."
   • Di halaman seterusnya, beritahu OpenOffice.org laluan untuk mengakses hamparan yang anda ingin gunakan. Anda juga boleh memilih sama ada atau tidak untuk memasukkan kata laluan pada pangkalan data dengan memeriksa kotak di bawah laluan fail data. Klik pada "Seterusnya".
   • Dalam tetingkap ini, pilih sama ada atau tidak anda mahu menyimpan pangkalan data pada komputer anda (untuk akses lebih mudah kemudian) dan pilih sama ada anda mahu membuka pangkalan data supaya anda boleh membuat perubahan kepadanya (Ini mungkin tidak tidak perlu sekiranya anda membuat hamparan anda sahaja). Klik "Selesai" untuk menyimpan pangkalan data.
     • Berikan pangkalan data anda nama mudah untuk diingat supaya anda tidak perlu membuang masa mencarinya kemudian.

2. 
   

   
   Masukkan medan anda. Sekarang bahawa dokumen asas anda dikaitkan dengan pangkalan data yang mudah difahami untuk OpenOffice.org, yang perlu anda lakukan adalah menggabungkan data pilihan anda ke dalam gabungan mel anda.
   • Klik pada menu "Sisipkan" kemudian "Medan" dan akhirnya "Lain-lain ..." di submenu. Anda juga boleh mengaksesnya dengan pintasan papan kekunci "Ctrl + F2".
   • Dalam kotak dialog, klik pada tab "pangkalan data".
   • Klik pada butang "Semak imbas" di sebelah kanan bawah kotak dialog dan cari pangkalan data yang baru anda buat.
     • Sebaik sahaja pangkalan data anda dipilih, ia akan muncul dalam senarai yang dipanggil "Pangkalan Data Terpilih" di sebelah kanan tetingkap.
   • Dalam senarai bernama "Taip" di sebelah kiri tetingkap, pilih "Bidang Mailing".
   • Klik butang "+" di sebelah pangkalan data anda: hamparan hendaklah muncul di bawah. Kemudian klik pada "+" di sebelah "Ini" dan anda akan melihat bidang yang anda pilih semasa membuat hamparan anda.
   • Pilih mana-mana bidang yang anda mahu masukkan dan klik "Sisipkan" untuk meletakkannya dalam dokumen asas anda.
     • Ingat untuk meletakkan kursor anda di mana anda ingin memasukkan medan anda. Sekiranya anda terlupa, ini tidak menjadi masalah: hanya potong lapangan dan letakkan di tempat yang betul.
     • Seperti pada Office, bidang diperlakukan sebagai aksara abjad angka yang mudah apabila mereka berada dalam dokumen asas anda. Anda boleh memindahkannya dengan bar ruang atau memadamnya dengan kekunci padam pada papan kekunci anda.

3. 
   

   
   Selesai penggabungan. Semak bahawa semua bidang berada di tempat yang sepatutnya. Setelah pengesahan ini selesai, mula mencetak. Ia akan mencetak seberapa banyak salinan yang diperlukan dengan mengubah antara setiap bidang yang telah anda tentukan dalam dokumen asas