Bagaimana untuk menulis laporan kemajuan

Kandungan

• peringkat
• Bahagian 1 Mula proses
• Bahagian 2 Menulis laporan
• Bahagian 3 Menghindari Kesalahan Umum

Laporan kemajuan sangat penting untuk menguruskan projek profesional atau akademik. Di samping itu, mereka akan membantu anda untuk memaklumkan atasan anda, rakan sekerja atau pelanggan anda dengan lebih baik mengenai kemajuan projek yang anda sedar. Laporan anda harus menyatakan kerja yang dilakukan dan langkah-langkah yang perlu diambil untuk menyelesaikan projek.

peringkat

Bahagian 1 Mula proses

1. 
   

   
   Tentukan tujuan laporan anda. Seseorang mungkin meminta anda untuk menerangkan laporan kemajuan untuk beberapa sebab. Jelas sekali, dan dalam kebanyakan kes, ia menunjukkan kemajuan yang anda telah lakukan dalam menyelesaikan projek tertentu. Walau bagaimanapun, anda perlu mempertimbangkan matlamat anda sedikit lebih dekat.
   • Laporan mengenai kemajuan program atau projek penyelidikan akan sedikit berbeza daripada laporan mengenai projek profesional. Dalam kes ini, anda akan diminta untuk memberikan maklumat tanpa perlu mengambil kira unsur-unsur lain seperti kos, tetapi ini tidak selalu berlaku.
   • Laporan kepada pelanggan akan berbeza daripada laporan yang ditulis untuk seorang atasan. Dalam kedua-dua kes, anda perlu mempertimbangkan alasan untuk menulis laporan anda.

2. 
   

   
   
   
   Tentukan pembaca anda. Apabila anda telah menetapkan matlamat laporan anda, anda perlu memilih maklumat pembaca anda perlu, untuk memasukkannya ke dalam e anda. Pelan laporan kemajuan akan hampir sama, tanpa mengira tema yang dibentangkan. Walau bagaimanapun, anda perlu mempertimbangkan perkara khusus projek anda.
   • Apakah hubungan pembaca anda dengan projek ini? Apakah impak projek itu kepada mereka? Sebagai contoh, impak ini akan berbeza jika ia menjadi atasan atau pelanggan anda.
   • Bayangkan keputusan pembaca akan membuat selepas membaca laporan anda. Sebagai contoh, mungkin terdapat logistik, pembiayaan atau tarikh akhir.
   • Tentukan maklumat apa yang pembaca anda perlu mengambil bahagian dalam projek itu dan ikuti dengan berkesan. Apakah aspek teknikal yang dibaca oleh pembaca anda? Adakah mereka digunakan untuk jargon yang digunakan dalam aktiviti yang dipersoalkan?

3. 
   

   
   
   
   Cari cara terbaik untuk berkomunikasi dengan penonton anda. Laporan kemajuan bukan sekadar dokumen tertulis yang anda sampaikan kepada penyelia atau guru anda. Ia boleh mengambil pelbagai bentuk, mengikut mana-mana yang berkenaan.
   • Laporan kemajuan boleh menjadi persembahan lisan yang dibuat semasa mesyuarat kerja mingguan atau bulanan.
   • Ia juga boleh mengambil bentuk e-mel yang dihantar secara berkala kepada rakan sekerja.
   • Anda juga boleh memutuskan untuk menulis memoir dan alamat penyelia anda.
   • Biasanya, anda akan menulis laporan rasmi untuk pelanggan atau agensi kerajaan.

4. 
   

   
   Semak dengan koki anda. Kecuali anda telah menulis laporan jenis ini dan dalam hal ini anda tahu segala-galanya mengenai masalah ini, cuba dapatkan maklumat maksimum dari atasan anda. Syarikat anda mungkin memerlukan persembahan khusus, dalam hal ini anda mesti mematuhi.

5. 
   

   
   Pilih nada laporan. Semua laporan kemajuan tidak semestinya formal. Pada kenyataannya, laporan dalaman kepada rakan sekerja atau penyelia langsung sering ditulis dalam nada santai. Inilah sebabnya mengapa anda perlu menyemak dengan pemimpin anda tentang apa yang dia harapkan dari laporan anda.
   • Sekiranya laporan kepada pelanggan atau kepada jawatankuasa kajian tesis, adalah disyorkan untuk menerima nada rasmi.
   • Walau bagaimanapun, nada formal atau tidak formal tidak penting, kerana perkara utama adalah jelas, tepat dan jujur.

Bahagian 2 Menulis laporan

1. 
   

   
   Pilih pembentangan dokumen anda. Sebelum anda mula menulis, anda perlu memilih persembahan yang sesuai dan tetapkan kandungan dan nada laporan anda.
   • Anda boleh menggunakan senarai bulleted. Kaedah ini membolehkan anda membentangkan maklumat anda dengan cara yang jelas. Pembaca akan dapat melayari e anda dengan mudah untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan. Walau bagaimanapun, senarai sedemikian mungkin kekurangan formalisme dalam kes laporan interim. Oleh itu, jika laporan itu adalah untuk pemimpin talian anda, sebaiknya gunakan ringkas. Tetapi, jika anda berkomunikasi dengan rakan sekerja, pilih e-mel.
   • Juga ingat untuk memasukkan carta atau jadual. Ini amat relevan jika anda menulis laporan kemajuan pada projek yang anda cuba dapatkan dana atau jika anda cuba membenarkan pembaca pembiayaan yang anda terima.

2. 
   

   
   Atur perenggan anda dalam perenggan. Laporan kemajuan yang baik sepatutnya jelas. Adalah lebih baik untuk membahagikan e anda dalam perenggan, untuk mengumpulkan maklumat mengenai soalan yang sama.
   • Untuk membuat lebih jelas, fikirkan tentang menambahkan sari kata, maka pembaca anda mempunyai idea mengenai kandungan setiap bahagian. Sekiranya satu titik menarik minat mereka, mereka akan dapat mengaksesnya secara langsung.

3. 
   

   
   Tulis tajuk. Secara umumnya, tajuk diletakkan di bahagian atas halaman pertama, jika anda membentangkan halaman berikut dokumen anda. Sekali lagi, ini bergantung kepada peraturan persembahan yang dibuat oleh syarikat atau universiti anda. Oleh itu, buat pemeriksaan yang diperlukan pada waktu yang ditetapkan.
   • Tajuk tersebut mesti termasuk tarikh, iaitu tarikh penyerahan laporan, nama dan fungsi penerima, nama penulis, fungsinya dan tujuan laporan.

4. 
   

   
   Masukkan pengenalan. Bahagian ini datang selepas tajuk. Sering kali, ia boleh diceritkan untuk membezakannya dari selebihnya e. Ia berfungsi untuk memberikan gambaran keseluruhan projek dan kemajuannya. Anda akan membentangkan kemajuan dan matlamat yang dicapai.
   • Pastikan anda memasukkan subjek laporan tersebut. Juga memperkenalkan projek itu, mengingatkan bahawa ia adalah kemas kini kemajuannya.

5. 
   

   
   Tulis badan e anda. Bahagian ini boleh dibahagikan kepada bahagian dan sub-seksyen. Sebenarnya, ia hanya pengenalan yang lebih terperinci. Perhatikan kandungannya dan daging itu.
   • Tentukan tugas-tugas yang telah disiapkan sejak laporan terakhir dan juga yang sedang dijalankan.
   • Menganalisis masalah yang dihadapi, soalan yang akan dijawab dan penyelesaian yang dapat dikekalkan.
   • Berani dan membenarkan perubahan yang berlaku semasa projek.
   • Anda juga mungkin ingin menyertakan item lain seperti perputaran staf, overruns biaya, penangguhan, kesulitan memperoleh dokumen, atau masalah komputer dan keselamatan.

6. 
   

   
   Ambil langkah seterusnya projek. Bahagian ini adalah sebahagian daripada badan laporan. Ia akan memberi maklumat kepada pembaca mengenai fasa-fasa yang selebihnya dari projek tersebut. Jangan lupa menyebutkan masalah yang boleh menjejaskan anggaran, pengurusan atau tarikh akhir untuk menyelesaikan projek.
   • Di atas semua, jangan abaikan sebarang perubahan pada tarikh akhir projek.
   • Elakkan menyiram masalah. Walau bagaimanapun, jangan risau tentang pembaca yang tidak perlu dan jangan membuat janji bahawa anda tidak akan dapat menyimpannya.

7. 
   

   
   Masukkan jumlah jam bekerja. Anda perlu menunjukkan berapa banyak masa anda dan pasukan anda menghabiskan, jika anda mempunyai satu projek. Pembaca anda akan tahu bahawa anda bekerja keras, sama ada pengurus baris anda, pelanggan anda, atau agensi kerajaan yang boleh memberi anda wang.

Bahagian 3 Menghindari Kesalahan Umum

1. 
   

   
   Berhati-hatilah untuk tidak menyimpang dari subjek anda. Penulisan anda akan betul selagi anda menghormati perkara yang diterangkan di atas. Berusaha untuk tidak melepaskan diri dari subjek dengan menangani isu-isu marginal, walaupun mereka menarik.
   • Sebagai contoh, jika projek anda adalah untuk organisasi sukarelawan sesuatu acara seni, anda mungkin terdorong untuk memulakan analisa keadaan kewangan seni yang menyedihkan, tetapi ini tidak akan membantu anda untuk menentukan kemajuan projek anda.

2. 
   

   
   Sederhana. Laporan interim bertujuan untuk membentangkan kemajuan yang telah anda buat, tanpa menyedihkan pembaca dalam aliran kata-kata dan idea yang berlebihan. Apa yang perlu anda lakukan ialah memberi tumpuan kepada kemajuan projek, langkah-langkah yang perlu diambil dan perubahan yang perlu dibuat.
   • Bergantung kepada penerima laporan, anda mungkin dikehendaki untuk tidak melebihi sebilangan perkataan. Peraturan yang baik adalah untuk membentangkan maklumat yang diperlukan secepat mungkin.

3. 
   

   
   Elakkan terlalu kabur. Pastikan untuk memperjelaskan status semasa projek. Sebagai contoh, elakkan mengatakan sesuatu seperti "kami sedang berkembang untuk membiayai acara artistik kami". Sebaliknya, kemukakan maklumat anda dengan cara yang lebih jelas: "Terima kasih kepada dua geran sebanyak € 5,000 yang diberikan oleh institusi yang berbeza ini, kami hanya memerlukan € 2,000 untuk mencapai matlamat kami, yang telah ditetapkan pada € 12,000".

4. 
   

   
   Padamkan ungkapan ekspansif. Ingat, anda ingin menulis laporan yang jelas dan ringkas. Jelas sekali, cobalah untuk tidak mengecewakan e anda dengan ungkapan yang tidak menambah laporan. Sebagai contoh, istilah seperti "total bencana" atau "kejayaan yang luar biasa" terlalu emosional atau terlalu samar untuk dimasukkan ke dalam laporan kepada pelanggan atau pengarah.

5. 
   

   
   Quote sumber anda. Benarkan dengan tepat mengenal sumber maklumat, data dan grafik luaran yang tertanam dalam laporan anda. Anda boleh menambah halaman di mana anda akan menunjukkan sumber-sumber ini.