Bagaimana menulis surat lamaran untuk pendidikan universiti

Kandungan

• peringkat
• Bahagian 1 Brainstorm
• Bahagian 2 Mula proses penulisan
• Bahagian 3 Penstrukturan surat itu
• Bahagian 4 Tulis surat keras

Surat motivasi (atau surat sokongan) adalah di atas semua jenis dokumen yang saling melengkapi dengan curriculum vitae, dihantar kepada perekrut untuk memberitahu kepadanya tentang kesediaan calon untuk bekerja dengannya. Walau bagaimanapun, ia juga boleh mengiringi fail permohonan apabila anda ingin dimasukkan ke dalam program siswazah atau biasiswa. Apabila ditulis dengan baik, dokumen ini memberikan maklumat penting mengenai calon, ia mesti ditulis dengan cara yang kreatif dan bijaksana. Oleh kerana bahagian proses permohonan ini sangat penting, anda harus menulis dan menyempurnakan surat dengan teliti sebelum menghantarnya.

peringkat

Bahagian 1 Brainstorm

1. 
   

   
   Ambil nota. Sepanjang proses brainstorming, tulis beberapa nota penting untuk berunding apabila menulis surat. Perhatikan butiran utama dan sekunder, sama ada anda menggunakannya dalam surat penutup atau tidak.

2. 
   

   
   Lakukan penyelidikan di universiti dan kurikulumnya. Baca semua dokumentasi bercetak atau digital yang disediakan oleh universiti dan pastikan untuk menyemak laman webnya. Berikan perhatian khusus kepada kriteria kemasukan program yang ingin anda ikuti.
   • Umumnya, universiti menerangkan kelayakan yang mereka harapkan daripada calon berlainan. Anda boleh menggunakan maklumat ini untuk mengadaptasi surat lamaran ke institusi yang ingin anda daftar.
   • Contohnya, jika universiti terlibat dalam banyak kemanusiaan yang berkaitan dengan tema program, anda boleh memberikan lebih banyak perhatian kepada minat kemanusiaan anda sendiri. Sebaliknya, jika kriteria kemasukan adalah terhad kepada ahli akademik, anda perlu memberi tumpuan kepada aspirasi anda dan pengalaman akademik anda.

3. 
   

   
   
   
   Tanya diri anda mengapa anda adalah calon yang ideal. Jawatankuasa Kemasukan program ini ingin mengetahui mengapa ia harus memilih anda dan bukannya orang lain. Walau bagaimanapun, sebelum memberikan jawapan anda, anda perlu bertanya pada diri sendiri soalan ini.
   • Fikirkan karier universiti anda setakat ini. Pikirkan tentang kursus, guru dan pengaruh yang membuat anda memilih jalan akademik semasa anda dan menentukan kursus kerjaya anda.
   • Fikirkan mengapa anda memilih sekolah ini dan program ini. Pertimbangkan semua motivasi anda, sama ada peribadi atau profesional.

Bahagian 2 Mula proses penulisan

1. 
   

   
   Bina pelan surat itu. Kumpulkan semua nota anda dan cuba sediakannya dalam garis besar. Pelan anda perlu memasukkan bahagian yang berasingan untuk pengenalan, pembangunan, dan ucapan penutup anda.
   • Jika anda tidak tahu bagaimana untuk menyusunnya, pertimbangkan mengelaskan nota anda dalam carta atau struktur yang sama. Matlamat langkah ini adalah untuk menganjurkan idea anda yang tidak tersusun.

2. 
   

   
   
   
   Tulis surat. Selepas menganjurkan idea anda, anda perlu mula menulis draf pertama surat anda. Perlu diingat bahawa ini hanya draf kasar: anda perlu membuat pengubahsuaian untuk memperbaikinya sebelum menghantarnya.
   • Termasuk sebarang idea yang anda fikirkan relevan dan terangkannya dengan terperinci derita sebanyak mungkin. Walaupun anda mungkin mempunyai maklumat yang terlalu banyak, anda akan mempunyai latitud untuk membuang idea yang tidak relevan semasa fasa replay.
   • Semak nota informal anda dan pelan rasmi anda untuk bahagian proses ini. Perhatikan juga bahawa anda harus mengikuti garis panduan di bahagian ketiga artikel ini.

3. 
   

   
   Baca surat itu lagi beberapa hari kemudian. Selepas melengkapkan draf pertama, ambil sekurang-kurangnya satu atau dua hari lagi sebelum berfikir tentang mengubah suai surat itu.
   • Sekurang-kurangnya, anda perlu memberi perhatian kepada tatabahasa dan struktur surat anda.
   • Dan yang lebih penting, anda juga mesti menyemak semula surat anda untuk memastikan ketepatan dan konsistensinya. Fakta mestilah betul, idea-idea mestilah asli dan nada mesti profesional.

4. 
   

   
   Dapatkan kritikan yang membina. Langkah ini tidak penting, tetapi boleh berguna untuk mendapatkan pendapat luaran dari orang yang layak termasuk guru dan rakan sekerja yang mengambil kursus yang sama seperti anda.
   • Idealnya, anda harus cuba menghubungi seseorang yang sudah mendaftar dalam program yang anda gunakan. Orang ini akan mempunyai idea yang lebih baik tentang jangkaan universiti.

5. 
   

   
   Semak semula huruf yang diperlukan. Tinjau surat motivasi dari sudut pandang kritis (milik anda dan orang lain). Jangan takut menulis semula beberapa kali sehingga ia ditulis dengan baik.
   • Keluarkan idea atau perkataan berlebihan, serta maklumat yang tidak berkaitan langsung dengan idea teras surat itu. Rata-rata, surat lamaran hanya mempunyai satu halaman penuh, semua halaman tambahan biasanya dianggap tidak perlu dan tidak digunakan lagi.
   • Walau bagaimanapun, sesetengah universiti mungkin memerlukan pemohon untuk menghantar surat lebih panjang, dengan dua atau tiga muka surat. Lebih baik membaca borang permohonan atau garis panduan program untuk mencari butiran ini. Sekiranya anda tidak dapat mencari apa-apa, sebaiknya anda berpegang pada satu halaman.
   • Pastikan anda meletakkan idea-idea yang paling penting pada permulaan surat anda dan menyusun semula kandungan seberapa banyak yang diperlukan untuk memberikan sedikit ketidaksempurnaan.

Bahagian 3 Penstrukturan surat itu

1. 
   

   
   Alamat surat sebaik mungkin. Jika anda tahu nama orang yang sedang belajar borang kemasukan di universiti, lebih baik menghantar surat itu dengan nama.
   • Sekiranya anda tidak dapat mencari nama orang ini, sekurang-kurangnya anda harus cuba mengatasi pembaca mengikut kedudukannya. Berikut adalah beberapa contoh:
     • Kaunselor penerimaan yang dihormati;
     • Jawatankuasa Kemasukan yang terhormat;
     • Pengarah pengakuan yang sayang.
   • Gunakan hanya borang ucapan generik (Kepada siapa, Dear Sir dan Madam) jika anda tidak mempunyai pilihan lain.

2. 
   

   
   Nyatakan matlamat yang jelas. Perenggan pertama surat sampul harus meringkaskan semua kandungannya dan memberi pembaca idea yang jelas mengenai apa yang diharapkan.
   • Perenggan pertama ini hanya mengandungi satu hingga tiga ayat, di mana anda harus menunjukkan secara tidak langsung bahawa anda menyerahkan surat sampul untuk program yang anda pilih.
   • Kalimat pengantar anda mungkin kelihatan seperti contoh ini: "Saya menulis surat ini untuk menyatakan minat saya dalam program ABC Universiti XYZ. "

3. 
   

   
   Nyatakan sebab anda. Dalam badan surat itu, anda mesti memberitahu majlis kemasukan mengapa anda percaya universiti ini dan programnya adalah aset terbaik anda. Anda juga mesti menjelaskan mengapa lembaga sepatutnya menerima anda dan bukan calon berpotensi lain.
   • Lihat nota yang anda buat pada motivasi dan kelayakan anda.
   • Terangkan mengapa anda adalah calon yang ideal. Cuba untuk menggambarkan pengalaman akademik dan profesional masa lalu anda dalam program yang anda berminat. Berikan maklumat faktual, tetapi tunjukkan bagaimana fakta-fakta ini memberi kesan kepada kehidupan anda.
     • Sebagai contoh, anda mungkin menyebut bagaimana anda bertindak balas kepada kursus tematik di peringkat universiti sebelumnya, sebagai contoh, tahun pertama ijazah anda. Daripada mengatakan bahawa anda telah mengambil kursus mengenai perkara yang dipersoalkan, terangkan bagaimana kandungan kursus ini telah menarik minat anda, memperkuat keazaman atau keingintahuan anda.
   • Terangkan mengapa anda memilih universiti ini, program ini dan lokasi ini. Banyak sekolah universiti lebih cenderung menerima calon yang bersemangat atau bermotivasi.
     • Huraikan matlamat profesional anda dan terangkan mengapa anda berfikir program yang dimaksudkan menawarkan peluang terbaik untuk menjangkau mereka. Anda boleh merujuk kepada aset utama yang diterangkan dalam bentuk program tanpa mengutipnya secara langsung.
     • Tunjukkan apa yang membangkitkan minat anda di universiti. Jika anda seorang pelajar asing, anda mesti menjelaskan mengapa anda mahu belajar di negara yang anda pilih. Sebagai contoh, jika ia adalah sebuah universiti Inggeris, jelaskan mengapa anda ingin melanjutkan pengajian tinggi di England.

4. 
   

   
   Terangkan kelayakan utama anda. Semasa menunjukkan kenapa anda calon yang sesuai untuk program ini, anda perlu menyenaraikan pengalaman akademik anda, kualiti peribadi, dan pengalaman lain yang berkaitan. Tumpukan pada mata yang berkaitan secara langsung dengan program itu sendiri.
   • Periksa resume anda, tetapi jangan salinnya. Selalunya, pemohon mesti melampirkan salinan vitae kurikulum mereka ke borang permohonan yang mengiringi surat sampul surat. Anda boleh menggunakan maklumat CV anda untuk mengingati butiran penting, tetapi surat itu tidak sepatutnya menjadi salinan tepat CV itu sendiri. Sekiranya perlu, rujuk pembaca surat lamaran anda kepada CV untuk memberi mereka sebarang butiran tambahan yang tidak dapat disenaraikan dengan ringkas di surat sampul surat.
   • Menyokong tulisan anda Apabila anda menyebut salah satu sifat anda, anda mesti melayakkannya menggunakan istilah yang sesuai. Sangat mudah untuk mengatakan bahawa anda seorang pekerja keras: anda mesti membuktikannya dengan contoh pengalaman.
   • Jangan bercakaplah.Anda tidak boleh pergi dengan mudah untuk melihat rendah hati, tetapi juga mengelakkan menerangkan sesuatu yang membuat anda merasa sombong atau terlalu yakin. Untuk melakukan ini, tumpuan terutamanya pada fakta-fakta, tanpa melakukan analisis subjektif.

5. 
   

   
   Tegaskan pandangan anda. Untuk membuat kesimpulan surat itu, ulangi kesediaan anda untuk mengikuti program sebelum menamatkan surat dan menandatangani tandatangan anda, dengan sopan ucapkan terima kasih kepada ahli Jawatankuasa Kemasukan untuk masa dan perhatian yang telah diberikan kepada mereka.
   • Perenggan terakhir sepatutnya mempunyai kira-kira tiga ayat. Reformulasi garis pengantar Anda dan meringkas mata utama yang tercakup dalam setiap ayat dalam satu kalimat masing-masing.
   • Selesaikan surat itu dengan mengucapkan terima kasih kepada pembaca untuk masa dan perhatian dan meletakkan tandatangan anda dengan frasa sopan profesional (seperti "Dengan Hormat,"), diikuti dengan nama penuh anda.

Bahagian 4 Tulis surat keras

1. 
   

   
   Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas. Terus subjek huruf itu, menggunakan bahasa tatabahasa yang betul yang menggambarkan kemahiran anda dan niat dengan istilah langsung. Elakkan keterangan mekar atau berlumpur dan gunakan suara aktif.
   • Jangan gunakan frasa atau istilah yang dianggap klise. Ungkapan-ungkapan yang sama memberikan imej yang sangat miskin kepada anda, kerana mereka memberikan kesan bahwa anda tidak terlalu kreatif. Apabila anda ingin menggunakan klise tertentu, tanya diri anda mengapa anda perlu menggunakannya dan bagaimana untuk melakukannya, sambil menunjukkan kebenaran idea ini dengan contoh-contoh fasih dan bukannya menggunakan frasa tidak asli.
     • Berikut adalah beberapa contoh snapshot umum:
     • "Saya sangat bermotivasi ...";
     • "Saya selalu suka ...";
     • "Matlamat utama saya ialah ..."
   • Elakkan plagiarisme. Walaupun anda menggunakan maklumat daripada dokumentasi yang disediakan oleh Lembaga Kemasukan untuk merumuskan idea anda, anda tidak perlu mengulangi kata maklumat ini untuk perkataan. Sekiranya program ini memberi tumpuan kepada "peralatan paling moden", elakkan frasa "peralatan paling moden".
   • Jangan salin surat standard. Anda mungkin dapat membantu untuk mencari salinan surat sampul untuk mendapatkan idea tentang struktur dan nada untuk mengadopsi, tetapi anda harus mengelak daripada menyalin kandungan salinan-salinan ini. Lagipun, semua orang dapat menyalin surat standard dan menyelesaikan ayat-ayat. Anda mesti menunjukkan bahawa anda bukan semua orang. Untuk melakukan ini, gunakan nada asli.

2. 
   

   
   Gunakan nada positif. Surat anda harus memberi tumpuan kepada yang positif dan bukannya aspek negatif. Sekiranya anda memutuskan untuk menerangkan kesukaran atau cabaran yang telah anda hadapi pada masa lalu, fokuskan pada bagaimana anda mengatasinya dan bukannya seberapa seriusnya.
   • Jangan terangkan mata lemah anda. Anda mungkin akan membincangkannya semasa fasa temu bual, tetapi surat pelindung anda harus menyerlahkan kekuatan anda.
   • Berkonsentrasi pada masa depan. Walaupun anda mesti menerangkan kelayakan anda yang terdahulu, ia juga penting untuk menunjukkan bahawa anda mempunyai visi masa depan. Sebagai contoh, bukannya menggambarkan kekurangan pengalaman anda di kawasan tertentu yang diliputi dalam program yang lebih besar, hanya menunjukkan bahawa anda ingin mengetahui lebih lanjut mengenai kawasan ini.

3. 
   

   
   Menyelaraskan nada profesional dan maklumat peribadi. Walaupun anda perlu menyesuaikan surat sampul anda untuk menggambarkan minat dan pengalaman anda, anda harus menulis surat profesional dan mengadaptasikan format yang sesuai.
   • Berkonsentrasi pada motivasi intelektual anda. Walaupun anda mempunyai motif agama, motif altruistik atau peribadi yang berasal dari hati, ahli lembaga lebih berminat dengan motivasi intelektual anda. Fokus pada matlamat akademik dan profesional anda.
   • Pada masa yang sama, cobalah untuk menonjol dari semua calon yang lain. Jangan terlalu umum tentang matlamat profesional anda: bersifat khusus, tanpa menyatakan motivasi emosi atau peribadi.

4. 
   

   
   Jujurlah. Tidak kira apa yang anda tulis, jangan berbohong. Elakkan pengalaman melepasi atau kelayakan lain yang melampaui jangkauan sebenar mereka.
   • Dari sudut pandangan etika, kedudukan yang anda cari patut diisi oleh calon yang paling berkelayakan. Anda perlu percaya keupayaan anda sendiri untuk mengatasi sesuatu yang sangat kompetitif dan berbohong mengenai kemahiran anda mungkin bermakna anda tidak percaya diri anda sendiri.