Bagaimana untuk menjawab panggilan telefon bos saya

Kandungan

• peringkat
• Bahagian 1 Mengamalkan etika profesional di telefon
• Bahagian 2 Membincangkan dengan penyelia anda
• Bahagian 3 Menjawab panggilan telefon di luar waktu kerja

Menerima panggilan telefon dari bos anda kadang-kadang menjadi sumber kebimbangan, terutama jika ia sering membuat anda gugup dan membuat anda kehilangan keyakinan anda. Cara terbaik untuk menjawab panggilan telefon dari majikan anda adalah untuk mengamalkan etika profesional di telefon pada setiap masa dan sentiasa bersedia menerima tugas dan menjawab soalan yang berkaitan dengan kerja mereka.

peringkat

Bahagian 1 Mengamalkan etika profesional di telefon

1. 
   

   
   Ambil panggilan. Biarkan telefon berdering dua atau tiga kali sebelum mengambil. Ini akan memberi kesan kepada anda bahawa anda sibuk dan berkerja dengan baik. Ambil panggilan terlalu awal, memberi gambaran bahawa anda tidak terlalu sibuk atau tidak berbuat apa-apa, menunggu terlalu lama sebelum berbuat demikian mencadangkan bahawa pemanggil tidak menjadi keutamaan untuk anda.
   • Ingat untuk menerapkan peraturan ini setiap kali anda berada dalam keadaan profesional, sesiapa yang memanggil anda. Jangan lakukannya atau jangan gunakan peraturannya hanya apabila bos anda menghubungi anda melalui telefon, tetapi dengan semua orang, termasuk rakan sekerja, pelanggan dan pembekal anda, yang akan lebih menerima jika anda berkelakuan dengan sewajarnya. Di samping itu, anda tidak boleh pasti bila majikan anda akan menghubungi anda dari talian lain.

2. 
   

   
   
   
   Salam kepadanya secara profesional. Apabila menjawab telefon, lakukan usaha untuk menjadi profesional dan menyenangkan yang mungkin. Sebagai contoh, jika rakan sekerja atau majikan anda menghubungi anda, katakan, "Di sini Jean Poisson. Bagaimanakah saya dapat membantu anda? "
   • Jika anda bekerja di sebuah organisasi besar dengan pelbagai jabatan, tentukan nama jabatan atau jabatan anda dalam ucapan anda. Katakan, "Di sini Jean Poisson dari jabatan komersial. Apa yang boleh saya lakukan untuk anda? "
   • Apabila menjawab panggilan telefon dari luar talian, masukkan nama perniagaan anda, walaupun anda menganggap bos anda mungkin memanggil anda. Sebagai contoh, katakan, "halo! Di sini ABC Service, Jean Poisson ke peranti itu. Bagaimanakah saya dapat membantu anda? "

3. 
   

   
   Menelan makanan atau meludahkan gula-gula getah anda. Lakukan yang terbaik sebelum memilih telefon, tetapi jika anda tidak dapat melakukannya pada waktunya, selesaikan tindakan dengan cara yang paling bijak dan tenang. Bercakap dengan mengunyah gusi atau makanan di dalam mulut adalah tidak sesuai dan memberikan citra diri yang buruk. Lebih baik pengantara akan menyedarinya.

4. 
   

   
   
   
   Bercakap dengan jelas dan terus ke dalam mikrofon. Ini akan membantu anda mengelakkan masalah komunikasi antara anda dan penyelia anda, yang boleh menyebabkan masalah kemudian. Di samping itu, bos anda akan kecewa jika dia mempunyai masalah berkomunikasi dengan anda kerana masalah kualiti bunyi atau kurang audio.
   • Juga ingat untuk tersenyum apabila menjawab dan bercakap di telefon. Majoriti pemanggil, termasuk bos anda, akan mengetahui bahawa anda tersenyum dengan suara dan nada anda. Ini akan memberi kesan positif kepada bos anda, terutamanya jika anda bekerja dalam industri yang berkaitan dengan jualan dan perkhidmatan pelanggan.

5. 
   

   
   Memberi perhatian anda. Berhati-hati semasa bercakap di telefon dengan bos anda. Hentikan semua yang anda lakukan walaupun ia adalah tugas yang telah diberikannya dahulu. Bersedia untuk mendengar apa yang dia katakan kepada anda.
   • Secara umum, elakkan daripada terganggu oleh faktor luaran apabila berkomunikasi dengan bos anda. Contohnya, jika salah seorang rakan anda datang ke pejabat anda semasa anda berada di telefon, beritahu dia dengan isyarat sopan yang anda tidak boleh bercakap dengannya sekarang.

Bahagian 2 Membincangkan dengan penyelia anda

1. 
   

   
   Ambil nota. Ambil buku nota anda dan bersiap sedia untuk mengambil nota apabila anda berbual dengannya. Melakukan ini akan membolehkan anda bersedia pada bila-bila masa untuk melihat apa-apa maklumat penting yang dia ingin berkomunikasi kepada anda semasa perbualan seperti: masa, tarikh, alamat atau arahan untuk tugas tertentu. Ini juga akan membolehkan anda menulis semua soalan penting yang anda ingin tanya kepadanya sebagai balasannya.
   • Sentiasa ingat ada di meja anda, dalam laci atas atau di tempat yang mudah diakses, notepad dan pen. Mempunyai komputer riba yang berdekatan akan membolehkan anda merakam maklumat penting setiap kali anda mengambil panggilan telefon yang dijadualkan atau tidak dirancang.
   • Jika anda tidak mempunyai buku nota di tangan, tetapi duduk di hadapan komputer anda, buka halaman kosong atau dokumen Word dan buat nota seolah-olah anda menggunakan buku nota. Walau bagaimanapun, sedar bahawa dia akan dapat mendengar anda menaip, jadi berhati-hati dan mendengar dengan teliti supaya dia kurang cenderung untuk tertanya-tanya apakah bunyi papan kekunci anda benar-benar berkaitan dengan perbualan anda.

2. 
   

   
   Tetap tenang. Bernafas secara mendalam dan tenang selama beberapa saat dan minum air yang diperlukan untuk menenangkan anda. Adalah mudah untuk mengenali orang yang cemas di telefon, terutamanya jika dia bernafas keras atau mempunyai suara yang gemetar dan teragak-agak. Tetap tenang juga akan membantu anda berasa lebih yakin dan mengawal keadaan.
   • Jika anda tahu bahawa majikan anda akan memanggil anda tidak lama lagi, lepaskan diri dari kebimbangan dengan berjalan sedikit sebelum menerima panggilan anda. Bangun dan berjalan sedikit di pejabat atau perkhidmatan anda, ia akan membantu anda. Pastikan anda kembali dalam masa untuk panggilan.
   • Jika anda merasakan keperluan untuk menenangkan dengan segera sebelum atau semasa panggilan, ambil sedikit nafas dalam. Ambillah perlahan-lahan melalui hidung selama empat hingga lima saat. Pastikan nafas anda selama tiga saat lagi, kemudian nafas perlahan-lahan selama empat hingga lima saat lagi. Mengandungi oksigen akan membantu anda melegakan ketegangan dan membolehkan anda membersihkan kepala anda.

3. 
   

   
   Amalkan mendengar aktif sepanjang masa. Oleh kerana dia tidak bercakap dengan anda di muka, adalah penting bahawa anda memahami dengan jelas segala-galanya yang dia beritahu pada telefon anda. Jangan teragak-agak untuk meminta beliau mengulang dan menerangkan perkara yang tidak anda dengar atau difahami.
   • Malah, minta penjelasan atau mengesahkan beberapa butiran dari semasa ke semasa, walaupun anda memahami arahannya. Cubalah untuk meringkaskan arahan anda dengan kata-kata anda sebelum menggantung. Dengan berlatih mendengarkan aktif, anda akan menunjukkan kepadanya bahawa anda mendengar dia dengan gigih dan profesional.

4. 
   

   
   Jawab dia secara ringkas. Jangan pergi ke semak belukar, terus ke titik dan jawabnya secara langsung. Ini memberikan gambaran bahawa anda bersedia dan akan membolehkan bos anda memberi tumpuan kepada tujuan panggilannya tanpa terlalu terganggu. Dalam kebanyakan kes, majikan anda sibuk dan hanya memanggil anda kerana dia mahukan beberapa maklumat khusus daripada anda. Kecuali dia secara khusus meminta anda untuk memberinya semua butiran, berikan dia dengan tepat apa yang dia mahu.
   • Sekali lagi, ini tidak bermakna anda tidak perlu meminta penjelasan jika diperlukan. Majikan anda sememangnya sangat sibuk, tetapi lebih baik untuk menghabiskan 60 saat lagi sekarang bertanya soalan anda daripada perlu menghabiskan waktu membetulkan kesilapan anda dengan bos anda. Jika anda mempunyai banyak soalan untuk bertanya, tetapi tidak cukup masa untuk bertanya, tanyakan kepada pemimpin anda jika anda boleh mendekatkan diri dengan rakan sekerja atau merujuk dokumen bertulis untuk mendapatkan maklumat lanjut.

5. 
   

   
   Buat anggukan lisan. Lakukan ini sepanjang perbualan. Tanggapan lisan adalah pernyataan seperti "ya," "setuju," "saya faham," dan "saya lihat." Mereka semua menunjukkan bahawa anda secara aktif mendengarnya.
   • Sudah tentu, mengangguk lisan ini harus dibuat pada waktu yang sesuai semasa perbualan. Tunggu sebentar selepas arahan atau penjelasan sebelum berbuat demikian.

6. 
   

   
   Mempunyai sikap positif sepanjang panggilan. Mempunyai sikap positif dan dinamik menunjukkan bos anda bahawa anda yakin, berwibawa dan tidak takut menghadapi cabaran bekerja. Sebagai contoh, jika dia memanggil anda untuk membincangkan masalah, bercakap dengannya mengenai kemungkinan penyelesaian yang boleh anda lakukan.
   • Jadilah seperti yang dapat diterima walaupun dia mengkritik kerja atau sikap anda. Terima kritikan itu dengan meringkaskannya dengan kata-kata anda sendiri, kemudian bincangkan bagaimana untuk memperbaikinya. Anda boleh dengan jujur ​​menyatakan kebimbangan anda tentang cara ke depan di masa hadapan, tetapi elakkan alasan untuk kesilapan atau masalah masa lalu.
   • Merumuskan kalimat anda menggunakan kata ganti "I" dan bukannya "anda" apabila anda ingin menyatakan kebimbangan anda atau menjelaskan masalah masa lalu. Ini akan membolehkan pemimpin anda tidak meletakkan dirinya pada pertahanan, untuk menjawab anda secara negatif atau pada tahap marah. Sebagai contoh, jika dia memanggil anda untuk berbincang dengan anda mengenai tugas yang anda tidak dapat menyelesaikan tepat pada masanya, katakan, "Saya menghadapi masalah mengumpulkan maklumat yang diperlukan" dan bukannya berkata "anda tidak memberikan maklumat yang diperlukan dalam masa ".

7. 
   

   
   Terima kasih kepada beliau. Ingatlah untuk mengucapkan terima kasih kepada koki anda kerana meluangkan masa untuk menghubungi anda. Walaupun dia yang memanggil anda, dan bukan sebaliknya, berterima kasih kepadanya kerana memanggil anda adalah cara yang baik untuk menunjukkan kepadanya penghargaan anda pada masa dia telah memberikan anda. Sebagai contoh, katakan, "Saya tahu anda mempunyai hari yang sibuk, terima kasih kerana mengambil masa untuk memanggil saya. "
   • Lakukan ini setiap kali penyelia anda memanggil anda, dan terutama apabila dia berbuat demikian untuk menyatakan kebimbangan, mengkritik kerja anda, atau menerangkan projek. Matlamatnya ialah untuk menunjukkan kepada anda betapa bersemangat untuk mencapai tugas yang telah anda berikan, dan mengucapkan terima kasih kepada beliau untuk masa yang diberikannya kepada anda adalah satu cara untuk mengiktiraf bahawa panggilannya akan membantu anda melakukan tugas dengan baik.

Bahagian 3 Menjawab panggilan telefon di luar waktu kerja

1. 
   

   
   Jawab panggilan jika boleh. Jika bos anda memanggil anda selepas waktu kerja, ambil dan berbincang dengannya jika ia tidak mengganggu keutamaan anda yang lain. Melakukan ini adalah lebih penting jika anda berada dalam kedudukan ini kurang dari enam bulan.
   • Kesediaan anda untuk berkomunikasi dengan bos anda selepas waktu perniagaan biasa akan menunjukkan bagaimana anda berdedikasi untuk perniagaan anda dan kerja anda.
   • Jika anda tidak dapat menjawabnya apabila dia memanggil anda, tandatangan dia secepat mungkin. Sebaik-baiknya, anda akan mendengar suara yang telah anda tinggalkan dan hubungi semula secepat mungkin. Bergantung pada budaya perniagaan dan jenis panggilan, anda harus dapat dengan menghantar e-mel atau e-mel untuk menjelaskan mengapa anda tidak dapat menelefonnya jika anda tidak boleh memanggilnya kembali.

2. 
   

   
   Semak budaya korporat anda. Di sesetengah syarikat, majikan memerlukan pekerja untuk terus berhubung melalui telefon dan e-mel, tanpa mengira masa atau hari. Walaupun ini mungkin kelihatan tidak adil, anda masih perlu menerimanya sebagai sebahagian daripada budaya syarikat anda jika anda mahu meneruskannya.
   • Sekiranya anda tidak tahu peraturan yang perlu diikuti, dapatkan lebih dekat dengan rakan sekerja anda. Anda mungkin mengetahui bahawa anda boleh menunggu beberapa jam sebelum bertindak balas atau semua orang bertindak dengan serta-merta. Cari maklumat yang betul dan sapukannya.

3. 
   

   
   Tinggal positif dan bertindak mengikut keadaan. Sentiasa sopan dan positif apabila mendengar majikan anda, walaupun di luar waktu kerja. Yang berkata, anda perlu melihat setiap situasi secara berasingan sebelum membuat keputusan untuk bertindak balas terhadapnya.
   • Contohnya, jika majikan anda mengkritik anda atau memberi anda arahan mengenai pekerjaan, ambil perhatian semasa perbualan, tetapi jangan teragak-agak untuk meneruskan aktiviti tambahan profesional anda apabila panggilan selesai. Jika tugas yang diberikannya tidak segera, anda boleh mengetepikannya dan menjalankannya semasa waktu kerja biasa.
   • Sebaliknya, jika ia adalah kecemasan, anda mesti meletakkan diri anda pada masa yang sama dan menyelesaikan masalah itu tanpa kehilangan satu saat, mengikut kehendak bos anda.

4. 
   

   
   Menilai kepuasan kerja anda. Bos anda tidak semestinya menjangka anda boleh didapati 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Walau bagaimanapun, tidak ada jaminan bahawa jangkaannya akan munasabah. Sekiranya bos anda memanggil anda secara teratur selepas beberapa jam dan ia membuatkan anda berasa tidak selesa atau bimbang, pertimbangkan untuk mencari kerja lain.
   • Matikan telefon bimbit anda jika anda tahu majikan anda akan menelefon selepas waktu berjam-jam, tetapi melainkan anda disatukan, anda mungkin boleh dipecat pada bila-bila masa. Bos anda mungkin menarik balik jika dia mendapati bahawa anda tidak menjawab panggilannya selepas waktu bekerja atau menghantar anda kembali untuk ini.