Bagaimana untuk mengatur masa anda dengan berkesan

Kandungan

• peringkat
• Bahagian 1 Menilai pengurusan masa semasa anda
• Bahagian 2 Mengelakkan gangguan
• Bahagian 3 Menggunakan masa anda dengan berkesan

Semua orang pernah mendengar siapa-siapa yang mengadu bahawa tidak ada cukup waktu pada hari untuk melakukan apa yang perlu mereka lakukan. Beberapa tip asas untuk mengatur dan menguruskan masa anda boleh membantu anda memanfaatkan sepenuhnya masa anda. Dengan mempelajari cara mengatur masa anda dengan berkesan, anda akan dapat mencapai banyak perkara lagi.

peringkat

Bahagian 1 Menilai pengurusan masa semasa anda

1. 
   

   
   Perhatikan aktiviti harian anda. Tonton apa yang anda lakukan setiap hari dan perhatikan cara yang berbeza yang anda habiskan masa anda. Anda akan terkejut melihat berapa banyak masa yang anda buang pada hari apabila anda membandingkannya dengan masa yang anda habiskan untuk melakukan apa yang anda perlu lakukan.
   • Jangan lupa untuk mencatat aktiviti yang lebih sia-sia, contohnya apabila anda menyediakan sarapan pagi, apabila anda melakukan kerja-kerja rumah, apabila anda mandi, dan lain-lain

2. 
   

   
   Tulis semua aktiviti anda dalam buku nota. Sebaik sahaja anda telah melihat semua aktiviti anda dan telah menganggarkan berapa banyak masa yang anda habiskan untuk melakukannya, tuliskannya dalam buku nota. Masukkan semua maklumat dalam buku nota yang sama, kerana anda akan dapat mengenal pasti pola yang diulang dan kali apabila anda kehilangan masa jika anda melihatnya di halaman yang sama.
   • Ingat apa-apa dan jelaskan setiap catatan dalam buku nota. Jangan mengasingkan peristiwa berasingan ke dalam satu entri, jangan memandang rendah tugas-tugas kecil, dan tulis masa yang tepat ketika menilai bagaimana hari anda terputus.
   • Ia mungkin berguna untuk mengumpulkan aktiviti tertentu ke dalam kategori. Sebagai contoh, anda mungkin melihat kerja rumah biru, aktiviti kerja merah, dan hobi dalam warna hitam. Ini akan membantu anda menggambarkan bagaimana anda menghabiskan masa anda.

3. 
   

   
   
   
   Menilai masa anda. Adakah anda menghabiskan satu jam melakukan apa-apa? Dua jam untuk menentukan tempat makan? Lapan jam untuk melayari Internet? Cari templat yang memberitahu anda bagaimana anda menghabiskan masa anda dan menentukan aktiviti apa yang diperlukan dan kegiatan apa yang tidak diperlukan.
   • Adakah anda kehilangan masa kerana anda tidak dapat mengawal diri anda? Adakah anda meletakkan perkara-perkara terlalu kerap dalam sekelip mata? Adakah anda menerima terlalu banyak tanggungjawab? Ini adalah soalan yang perlu anda tanya pada diri sendiri semasa anda sedang menilai bagaimana anda menghabiskan masa anda.
   • Anda mungkin menyedari bahawa anda membahagikan hari anda dengan cara yang tidak masuk akal. Sebagai contoh, mungkin tidak bijak untuk bekerja setengah jam sebelum menghabiskan sepuluh minit melakukan perkara yang tidak penting sebelum kembali bekerja selama setengah jam. Anda akan lebih fokus dan produktif jika anda bekerja selama satu jam dan menjaga perkara-perkara yang kurang penting kemudian.
   • Lebih baik anda mengatasi tugas anda dengan memecahkannya. Kaedah ini meminta anda untuk memperuntukkan masa tertentu untuk satu tugas tanpa terganggu.

4. 
   

   
   
   
   Fikirkan tentang pelarasan. Sekarang bahawa anda tahu apa yang anda lakukan pada masa anda, mula membuat pelarasan aktif ke jadual anda. Pastikan anda mengenal pasti kawasan yang tidak dapat dikurangkan. Ia bukan kerana sesuatu mengambil banyak masa bahawa ia adalah masa anda membazir.

5. 
   

   
   Cari apa yang salah. Jika anda menghabiskan tiga jam sehari menghantar kertas kerja, tidak mungkin anda dapat mengurangkan jumlah masa yang anda belanjakan untuk aktiviti ini. Walau bagaimanapun, jika anda menghantar empat atau lima orang kakitangan di antara pekerjaan, anda mungkin dapat mengurangkan jumlah masa yang anda belanjakan untuk aktiviti ini.

6. 
   

   
   Tukar tabiat anda. Apa pun masalah anda dengan menguruskan masa anda, sentiasa ada penyelesaian. Sebaik sahaja anda mendapati masa anda membuang masa anda atau cara anda perlu menghabiskan masa anda, anda perlu membuat usaha bersepadu untuk mengubah tabiat pengurusan masa anda.
   • Jika anda menghabiskan terlalu banyak masa melakukan kerja rumah atau bersiap makan, pertimbangkan untuk menyewa seorang pembantu rumah atau tukang masak. Bagi sesetengah orang, masa mereka lebih bernilai daripada wang mereka.
   • Anda boleh menghabiskan sebahagian besar hari anda melayari tanpa tujuan di Internet. Anda boleh menyekat akses anda ke laman web tertentu atau rangkaian sosial apabila anda sepatutnya bekerja atau melakukan sesuatu yang lain.

Bahagian 2 Mengelakkan gangguan

1. 
   

   
   Kenal pasti gangguan dalam hidup anda. Penglibatan yang berterusan adalah ancaman terbesar kepada pengurusan masa yang baik. Anda perlu memahami aktiviti mana atau individu yang cenderung membuang masa anda. Sama ada kawan yang tidak pernah berhenti bercakap atau keseronokan bersalah yang membawa anda dari pekerjaan anda, anda perlu mencari cara untuk mengelakkan apa-apa yang membuang masa anda.
   • Jika anda menghabiskan banyak masa pada sesuatu yang tidak menghasilkan hasil yang diinginkan, itu mungkin gangguan dalam hidup anda yang harus anda elakkan.
   • Jika anda bekerja di pejabat, anda mungkin akan memikirkan banyak rakan sekerja anda sebagai gangguan. Elakkan perbualan yang tidak perlu apabila anda mempunyai perkara yang perlu dilakukan. Walau bagaimanapun, jangan lupa bahawa sikap anda di pejabat sama pentingnya dengan kemajuan kerjaya anda sebagai kemahiran pengurusan masa anda, jadi anda tidak sepatutnya tidak baik.

2. 
   

   
   Elakkan perbualan yang panjang di telefon. Jika anda menghabiskan banyak masa yang tergantung di telefon, anda mungkin perlu menyesuaikan tabiat perbualan anda. Seringkali, anda boleh mencapai hasil yang lebih cepat dengan tatap muka daripada perbincangan telefon, sebab itu anda perlu mengurangkan jumlah waktu yang anda belanjakan tergantung pada baris.
   • Ramai perbualan telefon, terutamanya pada awal atau akhir, termasuk perbincangan yang tidak perlu atau tidak perlu. Orang cenderung menyimpang dari subjek semasa mereka berada di telefon, jadi anda perlu memberi perhatian. Dalam pertemuan tatap muka, anda merasa lebih bertanggungjawab untuk membincangkan topik yang menarik minat anda. Ini berlaku kerana tidak ada gangguan lain apabila anda berada di hadapan pemanggil anda.

3. 
   

   
   Jangan menghabiskan terlalu banyak masa di Internet. Ramai orang menggunakan jaring sebagai alat penting untuk menyelesaikan tugas yang perlu dilakukan. Walau bagaimanapun, terdapat banyak orang yang suka membaca artikel atau berita sukan yang tidak berguna atau menonton gambar bintang, kucing atau anak anjing. Tetap fokus semasa anda menggunakan Internet. Terdapat program yang boleh anda pasang blok aplikasi, tapak, dan domain tertentu untuk membantu mengurangkan gangguan yang ditawarkan oleh web.
   • Elakkan Facebook, dan laman rangkaian sosial lain apabila anda sepatutnya memberi tumpuan kepada sesuatu yang lain.
   • Anda juga akan membuang banyak masa mencari pelbagai topik di Google. Anda mungkin berfikir untuk melakukan carian pantas pada satu topik dan sebelum anda tahu, anda menghabiskan tiga jam mencari kedalaman Net.

4. 
   

   
   Gunakan tanda "jangan ganggu". Anda mungkin tahu tanda ini yang tergantung di pintu bilik hotel. Ini boleh menjadi berkesan di pejabat atau di tempat kerja anda. Anda boleh mengambil tanda seperti ini dengan memilih salah satu di hotel yang akan datang di mana anda akan tinggal atau dengan mencetak satu di rumah yang anda boleh menggantung di pintu pejabat anda apabila diperlukan. Ini akan membantu anda mengelakkan risiko perbualan yang tidak perlu yang akan mengalih perhatian anda dari kerja anda.
   • Sekiranya anda bekerja di rumah, adalah penting untuk mempunyai ruang khusus untuk kerja. Jangan bekerja di kawasan umum rumah kerana konsol TV, telefon atau permainan video dengan mudah dapat mengalih perhatian anda dari kerja anda.

5. 
   

   
   Luangkan masa untuk gangguan yang tidak dapat dielakkan. Terdapat beberapa gangguan yang tidak dapat dielakkan orang. Kadang-kadang bos anda yang datang kepada anda untuk membincangkan perkara-perkara dan orang lain atau ahli keluarga yang lebih tua yang memerlukan bantuan dengan perkara-perkara sederhana. Apa pun gangguan yang tidak dapat dielakkan ini, jika anda bersedia terlebih dahulu, mereka tidak akan mengganggu masa yang anda perlukan untuk projek atau aktiviti lain yang anda perlukan untuk disiapkan.

Bahagian 3 Menggunakan masa anda dengan berkesan

1. 
   

   
   Tulis segalanya. Jangan bergantung pada ingatan anda untuk menyelesaikan tugas yang perlu anda selesaikan. Tuliskan semua yang perlu anda lakukan di satu tempat dan bersiaplah untuk merujuk senarai ini dengan kerap untuk mencapai matlamat anda.
   • Walaupun tugas yang dipersoalkan seolah-olah anda kecil atau menengah, perhatikannya. Kalender anda harus diisi dengan komen kecil seperti "panggilan John", "mencari keuntungan keuntungan" atau "hantar satu kepada bos".
   • Simpan buku nota dengan anda sentiasa untuk perhatikan tugas-tugas yang muncul. Anda fikir anda akan ingat untuk menulisnya kemudian, tetapi anda tidak akan melakukannya.

2. 
   

   
   Gunakan kalendar. Dengan menambahkan kalendar ringkas ke alat anda yang membantu anda mengatur, anda dapat mengatur masa anda dengan lebih cekap. Tulis tarikh akhir, kerja rumah atau mesyuarat baru apabila mereka menambah jadual anda. Luangkan masa setiap pagi untuk membaca semula kalendar anda untuk mengetahui apa yang akan berlaku.

3. 
   

   
   Elakkan kerja keras. Atur jadwal anda untuk mengelakkan terlalu banyak perkara yang perlu dilakukan atau bertanggungjawab untuk terlalu banyak projek pada masa yang sama. Semak kalendar anda sebelum menerima apa-apa untuk memastikan anda mempunyai masa. Ini akan membantu anda tetap teratur dan melihat secara tetap pada kalendar anda.

4. 
   

   
   Menghapuskan gangguan. Menguruskan masa anda secara produktif dengan menghapuskan unsur-unsur yang boleh menjadi gangguan atau menyebabkan anda kehilangan tujuan anda atau terlambat. Jauhkan TV dan konsol permainan dari bilik di mana anda belajar atau membayar bil untuk memberi tumpuan hanya pada tugas yang perlu dilakukan terlebih dahulu dan untuk menjaga hobi pada masa akan datang.

5. 
   

   
   Atur tugas anda. Menguruskan masa anda dengan cekap dengan mengatur diri anda untuk melakukan tugas penting atau mendesak terlebih dahulu. Perhatikan dalam kalendar anda dengan menyerlahkannya dengan penanda warna khas atau dengan meletakkan pelekat. Berhati-hati dengan aktiviti-aktiviti penting ini terlebih dahulu untuk memberi diri anda cukup masa untuk menyelesaikannya, kemudian lakukan aktiviti kurang penting apabila anda menyelesaikan yang pertama.
   • Jangan teragak-agak untuk mengubah keutamaan anda dari semasa ke semasa. Ada perkara-perkara yang boleh muncul pada saat-saat akhir dan dengan cepat meminta perhatian anda. Anda perlu berhenti melakukan apa yang anda lakukan dan kadang-kadang memfokuskan semula tenaga dan masa anda pada aktiviti terakhir. Hanya pastikan ia tidak berlaku terlalu kerap.
   • Jika anda sedar bahawa anda sentiasa menyusun semula keutamaan anda pada siang hari, ada yang salah. Walaupun anda perlu mengharapkan pelarasan kecil dalam penggunaan masa, jika anda perlu membuat perubahan yang berterusan, mungkin kerana anda tidak menganjurkan aktiviti anda dari awal.

6. 
   

   
   Jadilah realistik. Beri diri anda masa yang realistik untuk menyelesaikan setiap tugas anda. Sekiranya anda fikir aktiviti akan mengambil masa setengah jam hingga satu jam untuk diselesaikan, beri diri anda satu jam. Dengan tetap realistik tentang berapa lama aktiviti akan diambil, anda mengelakkan terlalu banyak atau terlambat.
   • Pencegahan sentiasa lebih baik daripada menyembuhkan dan memberi anda lebih banyak masa daripada yang anda perlukan. Jika anda menyelesaikan tugas anda lebih awal, anda boleh beralih ke tugas seterusnya, yang sepatutnya tidak menjejaskan produktiviti anda.

7. 
   

   
   Menguruskan aktiviti asas. Jangan lupa untuk mengira masa yang anda perlukan untuk aktiviti asas seperti makanan atau mandi. Ini mungkin kelihatan semulajadi kepada anda, tetapi penting untuk meluangkan masa untuk melakukannya di antara aktiviti anda yang lain untuk memastikan anda tidak lupa atau tidak terlambat.

8. 
   

   
   Gunakan sistem peringatan. Sediakan sistem peringatan mudah sebagai tambahan kepada jadual anda untuk membantu anda mengingati tugas penting dan tarikh akhir. Gunakan pos atau isyaratnya pada telefon anda pada waktu tertentu untuk mengingati untuk melakukan sesuatu atau merancang sesuatu aktiviti. Sistem ini akan membantu anda melupakan apa-apa.
   • Elakkan bergantung pada orang lain untuk mengingati apa yang perlu anda lakukan. Mereka mungkin akan melupakan anda kerana anda akan melupakan diri anda sendiri.
   • Jika anda mempunyai sesuatu yang sangat penting untuk dilakukan, aturkan banyak peringatan. Anda boleh mengabaikan pos atau amaran pada telefon.

9. 
   

   
   Minta bantuan. Mintalah seseorang untuk membantu anda atau mewakilkan tugas mudah jika perlu. Anda akan membantu diri anda dalam menguruskan jadual anda jika anda berasa bangga dan meminta seseorang melakukan tugas-tugas mudah, seperti membantu pekerjaan rumah atau menyediakan makan malam apabila anda sibuk.
   • Pastikan anda mewakilkan tanggungjawab anda kepada orang yang berkelayakan. Tidak cukup untuk menyelesaikan tugas yang dipersoalkan, anda juga mahu melakukannya dengan baik.
   • Jangan mengambil tabiat sentiasa meminta bantuan daripada rakan sekerja anda. Ini menunjukkan bahawa anda tidak tahu cara menguruskan masa anda. Anda akan menjadi malas dan tidak diberi motivasi.

10. 
    

    
    Menilai produktiviti anda. Dari semasa ke semasa, perlu mengambil langkah ke belakang dan menganalisis apa yang telah anda capai, kualiti prestasi anda dan masa yang diperlukan. Dengan menyedari aspek kerja dan kehidupan anda, anda akan dapat membuat perubahan dalam jadual dan tabiat harian anda, yang dapat menghasilkan hasil yang mengejutkan.

11. 
    

    
    Beri ganjaran kepada diri. Jika anda bekerja keras atau terlalu banyak, anda akan mencapai tahap keletihan dan sukar untuk anda menumpukan perhatian walaupun pada tugas-tugas yang paling mudah. Kemudian anda perlu mengambil sedikit masa dari semasa ke semasa untuk meraikan apa yang telah anda capai dan untuk memberi ganjaran kepada diri anda dengan melakukan sesuatu yang anda suka.
    • Pastikan anda menghabiskan masa lapang anda bersenang-senang. Matikan telefon dan elakkan menjawab soalan anda. Jika anda mencampurakan kerja dan keseronokan, anda tidak akan menikmati diri anda dan anda akan terkumpul keletihan.
    • Sekiranya anda bekerja Isnin atau Jumaat, berehat pada hujung minggu. Jika anda hanya bekerja selama tiga bulan tanpa berehat pada projek yang sama, ambil sedikit percutian apabila anda selesai.