Bagaimana menulis surat pengesahan

Kandungan

• peringkat
• Bahagian 1 Ikuti format yang sesuai
• Bahagian 2 Tulis surat
• Bahagian 3 Muktamadkan surat tersebut

Memperoleh lesen profesional atau permohonan untuk kemasukan ke peperiksaan memerlukan sebahagian besar masa untuk menulis surat pengesahan untuk membuktikan bahawa anda memenuhi syarat yang diperlukan. Juga, anda mungkin perlu menulis surat sedemikian untuk bekas rakan sekerja atau pekerja yang memohon pekerjaan baru. Surat-menyurat ini membuktikan bahawa anda secara peribadi menyaksikan sesuatu atau bahawa anda pasti fakta. Sebagai peraturan umum, ia boleh ditulis dalam bentuk surat perniagaan rasmi.

peringkat

Bahagian 1 Ikuti format yang sesuai

1. 
   

   
   Guna surat jika boleh. Sekiranya anda menulis surat dalam kapasiti profesional, lebih baik menggunakan kepala surat syarikat anda. Walau bagaimanapun, penggunaan huruf perdana untuk menulis surat peribadi tidak disyorkan.
   • Sebagai contoh, anda boleh menggunakan kepala surat syarikat anda untuk menulis surat pengesahan untuk bekas pekerja untuk memberi kesaksian kepada pengetahuan dan kepakarannya.
   • Juga jangan gunakan kepala surat syarikat untuk surat anda sendiri jika subjek yang anda sedang berbincang tidak mempunyai apa-apa persamaan dengan kerja anda untuk syarikat itu.

2. 
   

   
   Pilih font yang boleh dibaca. Untuk surat pengesahan, adalah wajar untuk memilih jenis huruf lebih formal dan lebih klasik seperti Times New Roman. Tambahan pula, perisian ini boleh didapati di semua perisian pemprosesan e.
   • Anda juga boleh menggunakan fon lalai Arial atau Helvetica.

3. 
   

   
   
   
   Tarikh surat anda. Baris pertama bagi surat khat itu hendaklah dikhaskan untuk tarikh anda menulis. Jika anda tidak fikir anda boleh menghantarnya dalam surat untuk satu atau dua hari, cuba dalam kes ini sehingga kini. Tulis bulan dalam huruf penuh dan bukan menggunakan nombor.
   • Sekiranya anda menggunakan template mel profesional dalam perisian pemprosesan e-mel anda, anda mungkin perlu memasukkan tarikh lalai hari tersebut.

4. 
   

   
   Masukkan alamat penerima. Letakkan nama dan tajuk penuh penerima jika diketahui. Walau bagaimanapun, apabila mel anda dialamatkan ke sekolah, perbadanan atau komisen profesional, hanya meletakkan nama lentit.
   • Letakkan alamat dalam format blok jika ia adalah mel profesional, dengan cara yang sama anda menulis pada sampul surat. Jika anda menggunakan template dari perisian pemprosesan e anda, bidang ini akan dikonfigurasikan secara lalai.
   • Pertama tulis nama dan alamat anda di blok pertama jika anda tidak menulis surat anda di atas kepala surat. Anda kemudian akan menunjukkan nama dan alamat penerima.

5. 
   

   
   
   
   Nyatakan subjek. Objek memberitahu penerima apa itu.Ini sangat penting jika surat anda tidak ditujukan kepada orang tertentu. Sesiapa yang membukanya mesti tahu cara menghantarnya kepada penerima.
   • Garis subjek biasanya akan menjadi sebab anda menulis mel. Jika anda menulis untuk orang lain, letakkan namanya sebagai objek. Sebagai contoh, anda boleh menulis perkara berikut: "Surat Pengesahan untuk Corine Leroy. "

6. 
   

   
   Buat blok tandatangan anda. Langkau beberapa baris untuk meninggalkan ruangan untuk badan surat, kemudian teruskan dan formatkan bidang tandatangan anda. Gunakan formula penutup ringkas seperti "ikhlas" kemudian turun empat baris, kemudian masukkan nama pertama dan terakhir anda.
   • Jika anda merancang untuk menghalalkan salinan asal, ia juga penting untuk memasukkan blok tandatangan. Cari Internet untuk templat blok tandatangan yang disahkan.

Bahagian 2 Tulis surat

1. 
   

   
   Alamat surat kepada orang atau entiti yang sesuai. Biasanya, dalam mel profesional, tidak perlu bermula dengan perkataan "mahal" dalam ucapannya. Untuk melakukan ini, cukup masukkan nama orang atau jabatan yang akan menerima surat tersebut.
   • Contohnya, jika anda menulis surat untuk mengesahkan bahawa anda telah memenuhi syarat untuk melanjutkan pelajaran untuk mendapatkan lesen, anda boleh menulis "komisen pelesenan" dan kemudian membuat dua mata.
   • Jika boleh, letakkan nama perkhidmatan atau lembaga pengarah berkenaan, dan bukannya menerangkan "kepada siapa".
   • Jika anda menulis surat sokongan untuk orang lain, seperti bekas pekerja, cuba alamat penerima dengan nama jika boleh.

2. 
   

   
   Perkenalkan diri anda jika perlu. Khususnya, jika mel ditulis bagi pihak orang lain, tunjukkan diri anda dalam perenggan pertama. Anda boleh menentukan hubungan anda dengan penerima dan mana-mana pensijilan yang anda ada.
   • Sebagai ilustrasi, jika anda menulis surat ini untuk bekas pekerja, cuba mulakan dengan menggambarkan fungsi anda dalam syarikat dan berapa lama anda telah mengusahakannya.
   • Jika anda menulis untuk diri sendiri, nama anda cukup untuk memperkenalkan anda. Sebagai contoh, anda boleh menulis ini: "Saya, Corine Leroy, membuktikan kehadiran saya pada seminar hujung minggu di daerah Graslin, yang berlangsung dari 10 hingga 17 Oktober. Untuk mel jenis ini, badan surat biasanya tidak melebihi satu atau dua ayat.

3. 
   

   
   Kenal pasti orang yang anda menulis surat itu. Jika anda menulis surat untuk memberi keterangan kepada kelayakan profesional orang lain, anda mesti memberikan nama mereka selepas anda diperkenalkan. Ia juga mungkin untuk memasukkan dalam ayat pertama dan kemudian memperkenalkan diri anda.
   • Sebagai contoh, jika anda menulis mel untuk bekas pekerja, anda boleh menulis ini: "Saya Paul Dubois, presiden Dubois Motors. Saya menulis untuk memberi keterangan kepada kemahiran mekanikal Corine Leroy. "

4. 
   

   
   Menyediakan fakta atau maklumat yang berkaitan. Di dalam badan surat itu, anda mesti menyediakan maklumat yang anda ingin mengesahkan melalui surat-menyurat. Bergantung pada sebab anda, ini mungkin terhad kepada satu ayat atau beberapa halaman.
   • Melekat pada fakta dan tulis dengan jelas dan konsisten yang mungkin menggunakan nada tebal.

5. 
   

   
   Buat pernyataan jika anda menulis surat untuk diri sendiri. Katakan anda menulis surat kepada entiti atau organisasi untuk membuktikan sesuatu tentang anda. Anda mesti menamatkan kenyataan bahawa semua kandungan adalah benar dan tepat sejauh yang anda tahu.
   • Sebagai contoh, kesimpulan anda mungkin kelihatan seperti ini: "Dengan tandatangan saya di bawah, saya menyatakan bahawa semua maklumat yang diberikan di atas adalah, sepanjang pengetahuan saya, benar dan betul. "
   • Hukuman semacam ini sangat penting jika anda merancang melegalkan mel selepas menandatangani.

Bahagian 3 Muktamadkan surat tersebut

1. 
   

   
   Bacalah dengan teliti. Ejaan dan tatabahasa dalam surat pengesahan boleh memberi kesan kepada penerimaannya. Jika terdapat banyak kesilapan dan kesilapan, penerima mungkin tidak menganggap anda serius.
   • Semak juga maklumat anda. Memohon tandatangan pada surat meninggalkan kesahihan semua kandungan. Pastikan anda mempunyai nombor bertulis, tarikh dan nombor lain.

2. 
   

   
   Mencetaknya. Jika anda akan menghantarnya melalui pos, cetak pada kertas surat kepala atau kertas berkualiti tinggi. Tolong jangan gunakan kertas fotokopi biasa kerana ia tidak memberikan kesan yang baik. Sekiranya anda tidak mempunyai kertas berkualiti, cuma membeli pakej kecil di kedai buku tempatan.
   • Pastikan surat dicetak dengan betul dan margin yang mencukupi. Sekurang-kurangnya sekurang-kurangnya margin 2.5 cm di setiap sisi.
   • Sekiranya anda mempunyai beberapa muka surat, jangan lupa nomborkannya. Penggunaan format digital akan membantu penerima mengesahkan bahawa dia mempunyai semua halaman.

3. 
   

   
   Tandakan mel dengan kehadiran notari, jika boleh. Ia tidak semestinya perlu mengesahkan surat pengesahan, kerana dalam banyak kes, tandatangan sahaja cukup. Hubungi penerima untuk mengetahui sama ada pengesahan diperlukan.
   • Pengesahan didaftarkan seringkali diperlukan jika surat itu mempunyai kepentingan undang-undang. Katakan anda ingin menghantar surat pengesahan untuk mengesahkan bahawa anda telah memenuhi syarat mendapatkan ijazah universiti anda. Dalam kes ini, salinan yang disahkan mungkin diperlukan.

4. 
   

   
   Hantar emel anda kepada penerima. Hubungi mereka untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana mereka mahu menerima surat anda. Untuk dokumen rasmi sedemikian, disyorkan untuk menghantarnya melalui pos jika boleh. Walau bagaimanapun, sesetengah penerima lebih suka menghantar melalui e-mel atau faks.
   • Sekiranya anda menghantarnya melalui e-mel, cetak dan tandakan terlebih dahulu. Kemudian, imbas salinan asal supaya anda boleh melampirkan fail PDF surat yang ditandatangani.