Bagaimana menggunakan Office Absence Manager pada Microsoft Outlook

Kandungan

• peringkat
• Kaedah 1 Outlook 2010/2013
• Kaedah 2 Outlook 2007
• Kaedah 3 Outlook 2003
• Kaedah 4 Menghantar balasan automatik tanpa akaun Exchange

Jika anda perlu pergi dari pejabat anda untuk sementara waktu atau merancang untuk pergi bercuti, anda mungkin ingin memaklumkan kepada orang-orang yang menghantar e-mel tentang ketidakhadiran anda. Walaupun anda tidak mempunyai akaun Exchange, anda boleh menghantar balasan automatik dengan membuat beberapa peraturan.

peringkat

Kaedah 1 Outlook 2010/2013

1. Dayakan balasan automatik Pilih folder Exchange. Pilih folder ini dalam pustaka anda. Anda mesti memilih folder Exchange untuk melihat pilihan jawapan auto. Buka menu "Auto Jawapan (Keluar Dari Pejabat)". Anda boleh menemuinya dengan mengklik pada menu Fail dan memilih pilihan Maklumat.

2. 
   

   
   Konfigurkan balasan automatik anda. Dalam menu tindak balas auto, pilih kotak semak "Hantar balasan automatik". Anda boleh menetapkan apabila wizard tersebut seharusnya aktif dengan menyemak kotak yang sepadan dan menetapkan tarikh yang dikehendaki.

3. 
   

   
   Tulis jawapan anda. Untuk e-mel yang dihantar dari pelayan Exchange anda, gunakan menu "Dalam organisasi saya". Untuk membalas surat yang diterima daripada orang lain, gunakan menu "Di luar organisasi saya". Apabila anda berpuas hati dengan jawapan anda, klik OK.

4. 
   
   

   
   
   
   Lumpuhkan balasan automatik. Jika anda menyediakan tarikh untuk membolehkan balasan automatik, wizard akan dimatikan secara automatik apabila waktunya habis. Jika anda tidak mengkonfigurasi tempoh tertentu, wizard akan terus diaktifkan sehingga anda membuka menu "Auto Jawapan" dan pilih "Jangan hantar jawapan auto".

Kaedah 2 Outlook 2007

1. 
   

   
   Aktifkan Pengurus Pejabat. Klik pada menu Alat. Dari menu Alat, pilih "Keluar Pembantu Pejabat". Tandakan kotak "Hantar jawapan luar pejabat". Anda boleh menetapkan tempoh pengaktifan pengurus dengan memeriksa kotak untuk mengkonfigurasi jumlah waktu tertentu.

2. 
   

   
   Tulis jawapan anda. Untuk mel yang dihantar dari pelayan Exchange anda, gunakan menu "Dalam organisasi saya". Untuk membalas mel yang dihantar oleh orang lain, gunakan menu "Di luar organisasi saya". Apabila anda berpuas hati dengan respons anda, klik OK.

3. 
   

   
   
   
   Lumpuhkan pengurus pejabat. Jika anda menetapkan tempoh untuk menghantar balasan automatik anda, pengurus akan secara automatik dinyahaktifkan apabila tempohnya berakhir. Sekiranya anda tidak menetapkan tempoh pengaktifan, ia akan aktif sehingga anda membuka menu auto-response dan pilih "Jangan hantar auto-jawapan auto".

Kaedah 3 Outlook 2003

1. 
   

   
   Aktifkan Pembantu Pejabat. Dalam menu Alat, pilih Out of Office Wizard. Tandakan kotak "Saya kini keluar dari pejabat".

2. 
   

   
   Tulis jawapan anda. Di dalam kotak yang dipanggil "e balasan automatik dihantar sekali kepada setiap penghantar:", masukkan jawapan untuk dihantar.

3. 
   

   
   Tambah peraturan. Anda boleh menambah peraturan kepada pengurus anda, sebagai contoh untuk memindahkan s dari beberapa penghantar ke penerima lain. Klik butang "Tambah Aturan ..." untuk mengkonfigurasi peraturan tersuai. Contohnya, anda boleh membuat peraturan yang membolehkan anda memindahkan e-mel daripada pelanggan tertentu kepada rakan kongsi perniagaan anda supaya anda tidak terlepas korespondensi penting semasa anda pergi.

4. 
   

   
   Lumpuhkan pembantu pejabat anda. Keluar dari wizard pejabat akan tetap aktif sehingga anda membuka menu auto-response dan pilih "Jangan hantarkan balasan otomatis dari luar kantor."

Kaedah 4 Menghantar balasan automatik tanpa akaun Exchange

1. 
   

   
   Buat model anda. Tanpa akaun Exchange, pilihan jawapan auto tidak tersedia. Masih mungkin untuk mengkonfigurasi tindak balas automatik dari templat dan beberapa peraturan. Mula dengan membuat yang baru. Ini akan menjadi templat jawapan automatik anda.
   • Pilih objek yang ringkas menerangkan keadaan. Contohnya "Daripada pejabat ke ". Anda juga boleh menulis perkataan "jawapan automatik" dalam subjek, untuk memaklumkan kepada penerima segera bahawa jawapannya adalah automatik.
   • Tulis ringkas. Di dalam badan, tulis umum yang boleh memohon kepada mana-mana penerima. Beritahu kami bagaimana mungkin untuk menghubungi anda atau siapa lagi yang menghubungi anda.

2. 
   

   
   Simpan model anda. Apabila anda berpuas hati dengannya, klik "Simpan As ..." dari menu lungsur "Simpan Sebagai" dan pilih "Templat Outlook". Ini akan menyimpan fail sebagai templat yang terbuka kepada Outlook.

3. 
   

   
   Buat peraturan. Untuk membuat sistem respons automatik berfungsi dengan betul, anda perlu menentukan beberapa peraturan untuk mengautomasikan proses tersebut. Pada Office 2003/2007, klik menu Alat dan pilih "Kaedah dan Makluman." Pada Office 2010/2013, klik menu Fail, pilih Maklumat, kemudian klik Aturan dan Isyarat. Ini akan membuka menu "Peraturan E-mel".
   • Klik pada butang "Peraturan Baru". Anda akan diminta untuk memilih templat. Dalam bahagian "Mula dari templat kosong atau peraturan", tandakan "Semak apabila mereka tiba". Klik Seterusnya.
   • Tentukan mana yang memerlukan respons. Jika anda ingin membalas setiap resit di kawasan anda, tandakan kotak "di mana saya muncul di kotak Untuk". Anda boleh menyekat bidang ini dengan menetapkan penghantar atau surat tertentu yang mengandungi kata-kata tertentu dalam objek atau badan. Klik Seterusnya selepas membuat pilihan anda.
   • Muat model anda. Pilih kotak semak "Respon menggunakan templat tertentu" di tetingkap seterusnya untuk memuatkan yang anda buat sedikit lebih awal. Klik pada pautan dalam keterangan untuk "model tertentu". Ini akan membuka kotak dialog yang bertanya di mana model berada. Pilih "Templat Pengguna dalam Fail Sistem." Buka yang anda buat sedikit lebih awal.
   • Konfigurasikan pengecualian anda. Apabila template dimuatkan, anda boleh menetapkan syarat yang anda tidak mahu jawapan auto dihantar, seperti penerima khusus atau jenis tertentu. Klik Seterusnya selepas membuat pilihan anda.
   • Namakan peraturan anda. Sebelum menamatkan operasi, anda perlu memberi nama kepada peraturan anda. Gunakan nama yang mudah diingati supaya anda dapat dengan cepat mematikan peraturan di masa hadapan. Semak kotak "Dayakan peraturan ini" untuk membolehkannya, dan kemudian klik Selesai.

4. 
   

   
   Lumpuhkan peraturan. Apabila anda kembali ke pejabat, anda boleh menyahaktifkan peraturan dengan membuka menu "Peraturan dan Isyarat" sekali lagi. Pilih aturan luar pejabat yang anda buat dan yang ada dalam senarai peraturan aktif anda, dan klik butang Padam.

• Organisasi biasanya mewakili syarikat anda dan terdiri daripada orang yang mempunyai akaun Exchange pada pelayan yang sama seperti milik anda.
• Menu Alat muncul di tetingkap Outlook utama. Ini adalah tetingkap yang sama yang muncul apabila anda memulakan Outlook dan menyertakan Fail, Edit, Lihat, Alat Send / Receive, Tindakan, dan menu Bantuan. Tiada menu Alat untuk membuat dan melihat pilihan seperti s, kenalan, atau tugas.
• Apabila kotak "Menghantar balasan automatik kepada orang di luar syarikat saya" dipilih, menu "Di luar organisasi saya" memaparkan (Aktif) bersebelahan dengan nama menu.
• Penerima mesti hadir dalam folder Kenalan anda di pelayan Exchange. Jika kenalan wujud hanya dalam folder yang merupakan sebahagian daripada fail folder peribadi (.pst), jawapan auto tidak akan dihantar.